6 vinkkiä laadukkaampaan organisaatioarkeen

Turvallisuus ja laatu syntyvät konkreettisessa päivittäisessä työympäristössä. Jos mikään ei muutu arjessa, on epärealistista odottaa laadun tai turvallisuuden parantuvan.

Näiden 6 vinkin avulla voit tehdä organisaatiosi arjesta laadukkaampaa.

1. Panosta oikean tiedon keräämiseen

Ulkokohtainen eli ”helposti mitattavissa oleva tieto” kertoo pääasiassa mitä, missä ja milloin poikkeamia tapahtuu, ja mitkä tekijät niitä aiheuttavat. Riskitekijöiden löytämiseksi ja korjaavien toimenpiteiden kehittämiseksi on tärkeää kuitenkin ymmärtää, miksi poikkeamat ovat tapahtuneet?

Organisaation työntekijät voivat paljastaa arjen piileviä ongelmia ja kertoa, miksi poikkeamia tapahtuu. He eivät kuitenkaan jaa tätä tietoa, jos organisaation kulttuuri ei tue avointa kommunikointia ja oikeudenmukaista kohtelua.

2. Motivoi työntekijöitä jakamaan tietoa

Organisaation työntekijät jakavat tietoa ongelmista vain, jos he kokevat tiedon jakamisen hyödylliseksi. Jos tiedon jakaminen ei johda muutokseen tai sen antamisen hyödyistä ei saa palautetta, työntekijöiden motivaatio kertoa ongelmista häviää nopeasti.

3. Analysoi tapahtumat ja tunnista riskitekijät

Huolehdi, että tapahtumat analysoidaan hyvin ja ongelmien taustalla olevat riskitekijät tunnistetaan. Hyvä riskianalyysi edellyttää, että tapahtumien käsittelijöillä on riittävät tiedot systeemiturvallisuudesta ja inhimillisistä tekijöistä.

Tietojen avulla voidaan määritellä, minkä tyyppisiä virheitä tapahtumien taustalla on, ja miten toimintaa muuttamalla onnistumiset voidaan jatkossa varmistaa.

4. Panosta muutokseen ja siitä tiedottamiseen

Kun ongelmien taustalla olevat riskitekijät on tunnistettu, on hyvä ideoida, kehittää ja sisällyttää korjaavia muutoksia organisaation toimintatapoihin. Jotta kehittäminen ei unohdu, tulee vastuuta jakaa, aikatauluttaa kehitystarpeet selkeästi ja seurata aikataulua.

Organisaation johdon tehtävänä on huolehtia siitä, että riskitasoa laskevien toimenpiteiden läpivientiä seurataan. Lisäksi työntekijöille tulee kertoa avoimesti, miten organisaatio toimintaansa kehittää ja mihin kehittämistoimet perustuvat.

5. Mittaa tuloksia

Organisaation toiminnasta kerätyn tiedon perusteella voidaan hahmottaa ja arvioida toiminnan riskitasoa ja listata riskitekijöitä. Riskitasoa voidaan siten alentaa korjaavilla toimenpiteillä.

Toimenpiteiden suorittamisen jälkeen tulee arvioida jäännösriski eli jäljelle jäävä riski, kun kaikki hallintatoimenpiteet ovat jo käytössä. Jäännösriskin perusteella toiminnan vaikuttavuutta ja tehokkuutta voidaan arvioida.

6. Varmista, että käytössäsi on tehokkaat työkalut

Digitaalisten työkalujen avulla organisaatiot voivat nykypäivänä mm. kootusti ja läpinäkyvästi kerätä sekä analysoida tietoa, ja vastuuttaa sekä aikatauluttaa kehittämistoimenpiteitä. Lisäksi digitaaliset työkalut mahdollistavat riskirekisterin ylläpitämisen, toiminnan vaikuttavuuden arvioimisen sekä riskienhallintaprosessin toimivuuden turvaamisen. Nämä ovat asioita, joiden avulla turvallisuutta voidaan johtaa tehokkaasti.

Hyvät työkalut luovat ja ylläpitävät toimivia prosesseja. Lisäksi ne auttavat huolehtimaan siitä, että asiat tehdään oikein ja ajallaan. Asioiden hoitaminen kootusti ja läpinäkyvästi tukee jatkuvuutta.

Qreformin kehittämä Rego HSEQ-järjestelmä on kokonaisvaltainen ratkaisu riskien, laadun ja pätevyyksien hallintaan. Rego yhdistää laatu- ja turvallisuusvaatimusten mukaiset toiminnot ainutlaatuiseksi kokonaisuudeksi, jonka avulla arvioinnista, kehittämisestä ja seurannasta tulee helppoa ja tehokasta.