Miksi organisaation osaamisen ja pätevyyksien hallinnan kannattaa olla läpinäkyvää?

Mitä tarkoittaa organisaation osaamisen ja pätevyyksien hallinnan läpinäkyvyys? Mitä hyötyä läpinäkyvyydestä on yksittäiselle työntekijälle, ja toisaalta työnantajalle? Voidaanko läpinäkyvyydellä edistää henkilöstön kehittymishalukkuutta positiivisessa ja kannustavassa hengessä?

Läpinäkyvyyden merkitys valkenee kenties parhaiten tosielämän tapausten kautta. Tietynlaiset ilmiöt, haasteet ja kehitysvaiheet tulevat nimittäin työssämme jatkuvasti vastaan, vaikka asiakasorganisaatioiden koko ja toimialat vaihtelevatkin.

Tosielämän tapauksia

Eräässä teollisuuden yrityksessä kaikki lähti liikkeelle tilanteesta, jossa pääluottamusmies teki ennakkoluulottoman ehdotuksen: mitä jos tehtäisiin henkilöstön osaaminen kaikille avoimesti läpinäkyväksi? Siten, että kuka tahansa voi koska tahansa nähdä työkaveriensa voimassa olevat pätevyydet ja osaamisen – toki ilman tarkempia henkilökohtaisia tietoja?

Työryhmässä pähkäiltiin hetki, voitaisiinko näin todella tehdä. Koska vahvoja vasta-argumentteja ei keksitty, näin päätettiin toimia. Kuka tahansa työntekijä saattoi koska tahansa nähdä noin 1 000 työntekijän vahvuisen organisaation osaamistilanteen.

Jäätiin odottamaan palautetta.

Aikamoinen yllätys oli, että negatiivista palautetta ei koskaan tullut. Ei yhtä ainoaa, vaikka kyse oli työntekijöiden osaamisesta, jotka eroavat toisistaan ja joilla on myös vaikutus henkilökohtaiseen palkkaan. Miten ihmeessä kriittiset soraäänet loistivat poissaolollaan?

Yhdenmukaisuus ja positiivinen paine

Lyhyesti sanottuna osaamisen läpinäkyväksi tekemisestä saatu palaute on niin yllä kuvatussa esimerkkiyrityksessä kuin monessa muussakin lähes poikkeuksetta sen luonteista, että tiimeissä työntekijät kyllä tietävät yleisellä tasolla, kenet voi käytännössä laittaa hoitamaan mitäkin työtehtävää. Valtavia yllätyksiä tietojen näkyväksi tekeminen ei siis tuo.

Se, mitä muutos sen sijaan tuo mukanaan, on positiivinen paine. Osaamisen näkyväksi tekeminen saa tyypillisesti aikaan sen, että osa työntekijöistä haluaakin ryhtyä opiskelemaan lisää ja kehittämään omaa osaamistaan. Työelämään liittyvän kunnianhimon taso totta kai vaihtelee henkilöstä toiseen – mikä on täysin inhimillistä ja hyväksyttävää – mutta läpinäkyvyys todistetusti tuottaa selkeää liikkeellepanevaa voimaa.

Toinen merkittäväksi parannukseksi koettu asia on monessa organisaatiossa se, että pätevyyksien saavuttaminen yhdenmukaistetaan. Yksittäisen yrityksen operatiiviseen toimintaan voi liittyä kymmeniä, ellei jopa satoja erilaisia pätevyyksiä, joiden hyväksyttävää suorittamista arvioi perinteisesti kunkin työntekijän oma esihenkilö parhaan arvostelukykynsä mukaan. Vaatimustasoissa voi näin ollen olla suurtakin vaihtelua ja väistämättä myös ns. pärstäkerrointa – mitä ei koeta hyväksi henkilöstössä eikä myöskään esihenkilöiden itsensä keskuudessa. Vaihtelu on sitä suurempaa mitä laajemmasta organisaatiosta on kyse. Kokemuksemme perusteella, vaikka toiminta olisi yhdenmukaista ja laadukasta, sitä ei henkilöstön osalta koeta sellaiseksi, ellei toiminta ole aidosti läpinäkyvää.

Kun vaatimukset linjataan yhdessä ja luodaan selkeät pätevyydensaavuttamisohjelmat, on sekä pätevyyden suorittajalle että suorituksen vastaanottajalle selkeämpää, mitä kukin hyväksytty suoritus tarkalleen ottaen vaatii – tästä lisää seuraavaksi.

Visuaaliset osaamismatriisit ja pätevyyden saavuttamisohjelmat

Käytännön tasolla yksi merkittävä haaste henkilöstön kehittämisessä on usein se, että pätevyyden hankkimiseen liittyvät vaatimukset, ohjeet ja sisällöt ovat hajallaan tai vaikeasti löydettävissä. Tällöin henkilöstölle on usein epäselvää, mitä vaaditaan, mitä aineistoja tulee opiskella ja mitä tehtäviä tehdä – tai mistä ne kaikki löytyvät.

Kun organisaatiolle laaditaan selkeät, visuaaliset osaamismatriisit ja kootaan vaatimukset sekä kaikki dokumentaatio yhteen paikkaan työntekijää varten, hän saa heti ensimmäisenä päivänä käsiinsä selkeän koulutusohjelman. Ohjelmasta hän löytää kootusti kaikki pätevyyteen liittyvät osaamisvaatimukset, tehtävät, testit, luettavat materiaalit, käytännön harjoitukset ja näytöt. Aineisto voidaan yleensä myös kasata yhteen linkityksen kautta, jolloin sen fyysinen sijainti ei muutu ja materiaalien päivittäminen onnistuu jatkossakin kootusti yhdessä paikassa.

Työntekijän kannalta tärkeä etu on se, että kaikki käytetty aika ja vaiva kohdistuu itse asiaan, ei materiaalien etsimiseen ja käytännön asioiden varmistamiseen esihenkilöltä. Esihenkilön näkökulmasta yhdenmukaiset ja läpinäkyvät toimintatavat jättävät enemmän aikaa osaamisen johtamiseen ja työntekijän tukemiseen, sen sijaan että aina tarvitsee työntekijäkohtaisesti määritellä perehdytys- tai koulutusohjelmia ja olla kertomassa, mistä mikäkin asia löytyy.

Vaikka vaatimustaso nousee, palaute voi olla positiivista

Käytännön esimerkki: Tehtaalla on vuorotöissä viisi vuoroa. Jokaisessa vuorossa aloittaa uusi työntekijä, ja he kaikki aloittavat saman pätevyyden opiskelun. Miten näiden viiden työntekijän yhdenmukainen osaaminen varmistetaan ilman läpinäkyvyyttä?

Yleisin vastaus on, että heillä on jokaisella kokenut työnopastaja ja koulutusohjelma sekä Excelistä löytyvä perehdytyslista. Ja kyllä: jokaisen työnopastajan oma osaamistaso riippuu siitä, miten heidät on opastettu, mitä ohjeita ja käytäntöjä he pitävät tärkeänä. Pahimmassa tapauksessa jokaisen viiden työntekijän osaamistaso on lopuksi erilainen, mutta he ovat kaikki ”päteviä”.

Tämä työnantajan näkökulmasta merkityksellinen asia on mainittava vielä erikseen: Sen lisäksi, että osaamiseen ja pätevyyksiin liittyvää vaatimustasoa saadaan läpinäkyvyyden avulla yhdenmukaistettua, sitä saadaan usein myös nostettua. Kokemuksemme kertoo, että palaute henkilöstöltä voi silti pysyä positiivisena.

Tyypillisiä taustalla vaikuttavia asioita ovat mm.:

• Tehtaassa on voinut olla erilaisia työtapoja ja sattua aiemmin paljon poikkeamia sekä läheltä piti -tilanteita. Vaatimustason yhdenmukaistaminen vähentää poikkeustilanteiden määrää, mikä tekee kaikkien työstä turvallisempaa.
• Kaikki hyötyvät siitä, että muutokselle varataan riittävästi aikaa. Ensi vaiheessa uusia yhdenmukaisia vaatimuksia voidaan soveltaa saavuttamisohjelmien kautta ko. pätevyyksiä ensimmäistä kertaa suorittaviin henkilöihin. Myöhemmin samat vaatimukset voidaan laajentaa koskemaan myös pätevyyttä uusivia henkilöitä vuosittaisten ylläpito-ohjelmien kautta.
• Yhdenmukaisuus ja tasa-arvo ovat asioita, joita työntekijät aidosti arvostavat. Tähän voi ja kannattaa luottaa.

Blogisarjamme etenee seuraavaksi kolmanteen osaan, jossa päähuomio on osaamisen ja pätevyyden ylläpidolla: onko kerran pätevä varmasti aina pätevä?

Kirjoittaja Tommi Leppänen on Qreformin johtava konsultti. Tommi vetää Qreformilla asiakaskokemustiimiä ja on kerryttänyt aiempaa kokemusta HSEQ-kentästä monipuolisissa työtehtävissä niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Tommin erityisosaamisaluetta on osaamisen hallinta, jossa hän pitää tärkeänä niin liiketoiminnan näkökulmaa kuin myös turvallisuutta ja työhyvinvointia. Vapaa-ajalla Tommi seuraa osaamisen kehittymistä mm. jälkikasvun sellonsoittoharrastuksen parissa.