Kannustinkilpailuja, kahvitilan QR-koodeja ja sopivasti mitoitettuja kehitysaskelia – Renta tukee henkilöstön turvallisuustyötä positiivisella otteella

Rakennuskonevuokraukseen erikoistunut Renta Group Oy on nuori mutta nopeasti kasvanut yritys, jolle turvallisuusasiat ovat liiketoiminnan keskiössä. Yrityksessä on otettu Rego HSEQ -järjestelmää käyttöön määrätietoisesti vuoden alusta 2022 lähtien, ja Rentan HSEQ-päällikkö Marko Sulasalmi kertoo järjestelmän auttaneen heitä monella tavalla jo tähän mennessä. Rego on mm. helpottanut sertifikaattien hankkimista, auttanut osaamisen ja pätevyyksien hallinnassa sekä avannut osaltaan myös uusia liiketoiminnan mahdollisuuksia.

Nuoren yrityksen vahva tahtotila

Kotimainen Renta Group Oy on saavuttanut rakennuskonevuokrauksen alalla hienon kehityskaaren sitten perustamisvuotensa 2016, ja se palvelee asiakkaita nyt jo noin 1 800 työntekijän voimin ja 166 toimipaikan verkostolla Pohjois-Euroopan alueella. Yksi Rentan menetyksen salaisuuksista on se, että se on täyden palvelun talo: vuokrakoneiden lisäksi se tarjoaa asiakkaille palveluja, jotka paitsi helpottavat arkea myös takaavat työmaille turvallisen työskentely-ympäristön.

Rentan toimialalla sujuva ja turvallinen työnteko on kaikkiaan keskeisessä roolissa niin asiakkaiden työmailla kuin sisäisestikin. Siksi yrityksessä päätettiin ottaa käyttöön laatu- ja turvallisuustyötä tukeva Rego HSEQ -järjestelmä. Käyttöönotto on toteutettu vaiheittain, liikkeelle lähdettiin vuoden 2022 alussa tapaturmailmoituksista ja turvallisuushavainnoista ja seuraavaksi käyttöä laajennettiin turvakävelyihin. Nykyään Renta hyödyntää myös Regon verkkokoulutus- ja laadunhallintamoduuleja, ja parhaillaan työn alla on perehdytyksen täysimittainen siirto järjestelmään.

”Henkilöstön turvallisuus ja hyvinvointi ovat meillä liiketoiminnan ydintä, sillä yhtäkään konetta ei voida toimittaa asiakkaille ilman työkykyistä henkilöstöä. Toimintamme on laajentunut voimakkaasti ja meillä on selkeä tahtotila, että haluamme kehittää jatkuvasti niin työterveyttä ja -turvallisuutta, ympäristöasioita kuin laatuakin”, toteaa Rentan HSEQ-päällikkö Marko Sulasalmi.

Motivoidaan kannustimilla ja autetaan QR-koodeilla

Käyttöönotto aloitettiin nuorelle yritykselle varsin tyypillisistä lähtökohdista, eli järjestelmäratkaisujen osalta puhtaalta pöydältä: aiempaa järjestelmää ei ollut käytössä. Ennen Regoa havainnoista lähetettiin valokuvia ja lyhyitä selitetekstejä What’s App -ryhmään, josta niitä kerättiin ja koottiin manuaalisesti eteenpäin.

”What’s App -viestittely oli totta kai käyttäjän kannalta kätevää ja nopeaa, mutta samaan aikaan kaikki taustatiedot jäivät havainnoista pois. Järjestelmän myötä työstä on tullut järjestelmällistä ja asioista jää parempi jälki. Lisäksi pystymme keräämään kattavaa dataa siitä, mitä tapahtumia meillä on kaikkiaan ollut”, Sulasalmi kertoo.

Uuden työkalun käyttöönotto ja siihen liittyvä toimintamallin muutos eivät kuitenkaan tapahdu sormia napsauttamalla – eikä niin käynyt Rentankaan kohdalla. Yrityksessä huomattiin, että osa työntekijöistä siirtyi Regon käyttäjiksi varsin luontevasti, kun taas osaa sai kannustaa enemmän.

Renta onkin sittemmin kunnostautunut ansiokkaasti ja tuloksellisesti kannustinten keksimisessä ja kynnyksen madaltamisessa. Henkilöstölle on asetettu toimipistekohtaisia vähimmäistavoitteita, järjestetty kannustinkilpailuja ja palkittu parhaiten ilmoituksia ja turvakävelyjä hoitaneita toimipisteitä. Merkittävä tekijä on ollut myös se, että ilmoittaminen tehdään jokaiselle käyttäjälle mahdollisimman helpoksi.

”Yksi tärkeä asia on ollut se, että teetimme toimipisteisiin suoraan Regoon johtavia QR-tarroja, jotta ilmoittamiseen olisi yhtä matala kynnys kuin What’s App -viesteillä. Kun työntekijä osoittaa QR-tarraa, hän pääsee tekemään ilmoituksen suoraan eikä hänen tarvitse jäädä miettimään, mikä järjestelmä meillä olikaan käytössä ja miten pääsen kirjautumaan sisään. Olemme liimanneet QR-tarroja paikkoihin, joissa työntekijämme liikkuvat ja joissa ilmoituksia tyypillisesti tehdään: huoltohallin oveen, kemikaalikaappiin, taukotilaan kahvinkeittimen läheisyyteen, varaston oveen, trukkiin ja huoltoautoihin”, Sulasalmi kertoo.

”Henkilöstön turvallisuus ja hyvinvointi ovat meillä liiketoiminnan ydintä, sillä yhtäkään konetta ei voida toimittaa asiakkaille ilman työkykyistä porukkaa.”

HSEQ-päällikkö Marko Sulasalmi, Renta Group Oy

Järjestelmällisyys avaa lisää liiketoimintamahdollisuuksia

Sulasalmi näkee HSEQ-asiat Rentan liiketoiminnassa varsin kattavana kokonaisuutena, jonka mallikas hoitaminen vaikuttaa positiivisesti joka suuntaan: henkilöstölle, asiakkaille, rahoittajille ja muille keskeisille sidosryhmille.

”Esimerkiksi laatu on meidän toimialallamme tavallaan vähän hassu sana. Se viittaa asiakkaiden suuntaan ehkä enemmänkin toiminnan laatuun, joka puolestaan toteutuu systemaattisen johtamisen ja hyvän hallinnointitavan kautta. Nämä asiat tulevat usein vastaan jo tarjouskyselyvaiheessa, jolloin meidän on osattava kertoa ja todentaa, miten ne meillä hoidetaan”, Sulasalmi selittää.

Sertifikaateista ja hyvästä dokumentaatiosta onkin ollut tarjousvaiheessa selvää hyötyä. Osa asiakkaista vaatii tiettyjä sertifikaatteja, minkä lisäksi saatetaan kysyä esimerkiksi kolmen edeltävän vuoden tapaturmahistoriaa. Näiden tietojen keruussa ja todentamisessa HSEQ-järjestelmästä on merkittävää hyötyä. Rego on myös auttanut osaltaan Rentaa hankkimaan aiemmin puuttuneet sertifikaatit – Sulasalmi kertoo sertifioijan katsoneen hyvällä, että käytössä on kattava ja sertifioinnin vaatimuksiin vastaava järjestelmä.

Seuraava askel Rentan HSEQ-järjestelmän kehitystyössä on perehdytysten hallinta, joka on edennyt jo pilotointivaiheeseen. Aiemmin paperilla täytetty perehdytyslomake on nyt siirretty järjestelmään, ja lähikuukausina perehdytys siirretään täysimääräisesti järjestelmään.

”Tämä on meille iso juttu. Uusien työntekijöiden lisäksi siirrämme järjestelmään myös nykyisten työntekijöiden tiedot. Totesin jo käyttöönottovaiheessa, että tässä on meille kaikkiaan työtä moneksi vuodeksi, ennen kuin saamme kaikki järjestelmän moduulit ja toiminnallisuudet täyteen käyttöön. Organisaatiolla on kuitenkin rajansa, minkä verran pystyy esimerkiksi vuoden mittaan sisäistämään. Siksi etenemme pienin askelin ja vahvistamme sisäisesti hiljalleen järjestelmän käyttöä, osaamista ja muistamista.”