SOS-Lapsikylä varmistaa toiminnan laatua ja turvallisuutta Laatuportin avulla

SOS-Lapsikylän tavoitteena oli selkiyttää Laatuportin käyttöönoton myötä laadun- ja riskienhallinnan prosesseja, yhdenmukaistaa toimintatapoja sekä parantaa tiedolla johtamista.

SOS-Lapsikylällä on yli 50 vuoden kokemus lastensuojelutyöstä Suomessa. Panostaminen palveluiden laatuun ja vaikuttavuuteen nähdään erittäin tärkeänä – laatu on asetettu SOS-Lapsikylän vuoden 2021–2023 strategiassa keskeiseksi tekijäksi.

”Tavoitteemme on, että jokainen asiakas saa omaan yksilölliseen tilanteeseen soveltuvaa palvelua, ja että nämä palvelut toteutuvat yhteisten periaatteiden mukaan riippumatta siitä, missä päin Suomea palvelua tuotetaan”, sanoo SOS-Lapsikylän palveluiden laadusta vastaava kehityspäällikkö Johanna Hedman.

Hyvin johdetut yhtenäiset toimintatavat sekä nopea reagointi kaikissa tilanteissa ovat edellytyksiä laadukkaalle ja turvalliselle toiminnalle. SOS-Lapsikylän käytössä on Qreformin Laatuportti-järjestelmä, jolla seurataan ja analysoidaan toiminnan laatua ja riskejä organisaation eri alueilla.

”Olemme panostamassa entistä enemmän lastensuojelun sijaishuollossa erityisen ja vaativan tason yksiköihin. Asiakasturvallisuudessa ja työturvallisuudessa voi tulla entistä enemmän tilanteita, joissa tieto on saatava nopeasti kulkemaan, jotta voimme reagoida tilanteisiin ripeästi ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin sekä ennakoida riskejä”, kertoo Hedman.

”Myös toimitilojen osalta meidän on varmistettava jatkuvasti, että ne vastaavat asiakkaiden ja työnteon tarpeeseen”, jatkaa Hedman.

Laatuportti yhtenäisti toimintatapoja ja prosesseja

SOS-Lapsikylän ja Qreformin yhteistyö lähti liikkeelle laadunhallinnan palveluista. SOS-Lapsikylässä laatutyö koostuu säännöllisistä itsearvioinneista, sisäisistä auditoinneista ja johdon katselmuksista, joihin Laatuportti tarjosi hyvät toiminnallisuudet.

Laadunhallinnan yhteistyön seurauksena SOS-Lapsikylä alkoi tarkastelemaan oman organisaation osalta myös riskienhallintaa ja poikkeamailmoituksia, niiden prosesseja ja raportointia. Menetelmät tähän olivat käytössä, mutta toimintaan kaivattiin yhdenmukaisuutta ja yhtenäistä järjestelmää avuksi.

”Meillä oli käytössä lähinnä Word- ja Excel-ratkaisut, jotka olivat vähän työläitä. Laatuportissa pystymme käsittelemään kaikki arvioinnit ja ilmoitukset yhdenmukaisen käsittelyprosessin mukaisesti, joka helpottaa työskentelyä. Saamme myös helposti katsottua yhdestä paikasta ajantasaisen tilannetiedon vaikkapa poikkeamailmoituksista tai korjaavien toimenpiteiden tilasta. Saadun tiedon avulla pystymme kehittämään koko ajan toiminnan laatua ja ennakoimaan riskejä”, kertoo Hedman.

Tiedolla johtaminen on parantunut

”Keskeistä meillä on turvata riittävä henkilöstö sekä laadukas ja turvallinen palvelu, erityisesti kaikki lapseen kohdistuneet kaltoinkohteluepäilyt on otettava vakavasti ja reagoitava välittömästi. Toiminnan laajetessa ja yhä useamman lapsen ja perheen ollessa palveluiden piirissä, meidän käytössämme on oltava ajantasaista ja varmaa tietoa laadun nykytilasta. Laatuportin kautta voimme varmistaa, että poikkeamat tulevat asianmukaisesti käsiteltyä ja voimme reagoida riskeihin viipymättä”, sanoo Hedman.

”Selkeä muutos, jonka Laatuportti on tuonut päivittäiseen arkeen, on se, että nyt saamme ajantasaista ja yhdenmukaista tietoa koko Suomen osalta. Tehty työ ja toimenpiteet tulevat kaikille näkyväksi yhdenmukaisella tavalla”, sanoo Hedman tyytyväisenä.

”Erityisesti odotan sitä, että saamme vielä lisää kokemusta, jotta saamme hyödynnettyä vertailutietoa. Se on ihan mieletöntä, että voimme konkreettisesti saada näkyville laatutyön kaikilla tasoilla sitä, mitä kaikkea on tehty ja miten se tulee näkyväksi esimerkiksi itsearvioinneissa tai poikkeamien tilastoissa parin vuoden aikana”, pohtii Hedman.

Laatuporttiin on saanut ilahduttavan paljon asioita ’’valmiina’’

Uuden tietojärjestelmän käyttöönotto on aina myös toimintatapamuutos ja tarkoittaa uuden oppimista työntekijöille.

”Aluksi Laatuportti herätti ihmetystä ja saattoi tuntua hankalalta, mutta tosi hyvin se on nyt otettu käyttöön ja opittu käyttämään eri osa-alueita” iloitsee Hedman.

”On ollut ilahduttavaa, miten paljon Laatuporttiin on saanut asioita ’’valmiina’’ ja Qreform on tehnyt muutoksia sekä uusia lomakkeita tarpeen mukaan todella sujuvasti. Myös organisaatiorakenteen muutokset on tehty nopeasti ja osattu neuvoa konkreettisesti, miten meidän kannattaa tehdä asioita Laatuportissa”, sanoo Hedman.

”Kaiken kaikkiaan Qreformin tuki on ollut erinomaista ja olemme saaneet aina vastaukset kysymyksiin sekä tarvittavat muutokset ovat tapahtuneet sujuvasti”, summaa Hedman.