Hidas reagointi riskienhallinnassa tulee kalliiksi

Hidas reagointi organisaation toiminnassa havaittuihin poikkeamiin tulee monella tavalla kalliiksi. Jos tiedonkulku ja toimenpiteet ovat verkkaisia tai sattumanvaraisia, ne vaativat usein ylimääräistä työaikaa monelta eri työntekijältä, aiheuttavat kuluja esimerkiksi tuotantokatkojen tai palvelun keskeytymisen myötä ja – mikä ikävintä – tuottavat myös inhimillisiä rasitteita, kuten työtapaturmia tai yleistä epäluottamusta organisaation toimintamalleja kohtaan. Toimivat prosessit ja niitä tehokkaasti tukeva poikkeama- ja riskienhallinnan järjestelmä auttavat organisaatiota seuraamaan tilannetta reaaliajassa, ennakoimaan riskipaikat ja reagoimaan poikkeamiin nopeasti.

Ajantasainen tilannekuva säästää aikaa ja rahaa sekä lisää työhyvinvointia  

Laadun- ja turvallisuudenhallinnassa systematiikan puute syö tarpeettomasti resursseja monella eri tapaa. Jos organisaatiolta puuttuu toimiva, johdonmukainen prosessi tai jos seurantaan tarvittavia tietoja joutuu kaivelemaan hajallaan olevista tietolähteistä, henkilöstöltä kuluu ylimääräistä aikaa jo pelkän tilannekuvan muodostamiseen. Samalla tiedon etsintään käytetty työaika on pois tuottavammasta työstä.

Ei pidä myöskään väheksyä epämääräisten prosessien ja ylimääräisen työn aiheuttamaa rasitetta henkilöstölle. Kaikenlaiset puutteet työmenetelmissä, laitteissa ja prosesseissa kuormittavat henkilöstöä tarpeettomasti. Monilla aloilla on käynnissä kova kilpailu parhaista työntekijöistä, joten hyvillä toimintamalleilla ja työtä tehokkaasti tukevilla työkaluilla voidaan tuoda arvokas lisä myös rekrytointiin, työtyytyväisyyteen ja työntekijäpysyvyyteen.

Usein lisämotivaatiota riskienhallintaan tuo osaltaan lakisääteisyys, mutta seurannan tehokas organisointi tuottaa merkittäviä hyötyjä mille tahansa organisaatiolle ilman lakisääteistä pakkoakin. Otetaanpa tästä muutama esimerkki. 

Työtapaturmien välttäminen 

Inhimillisestä näkökulmasta järjestelmällisen riskienhallintatyön parhaisiin etuihin kuuluu se, että se auttaa torjumaan työtapaturmia. Kun havaitusta vaaratilanteesta – vaikkapa hiekoittamista vaativasta pihatiestä – kirjataan välittömästi ilmoitus järjestelmään ja tieto kulkeutuu reaaliajassa eteenpäin huoltovastaavalle, puute päästään korjaamaan saman tien. Jos taas havainto jää vaivalloisuuden takia kokonaan ilmoittamatta tai tieto saavuttaa vastaanottajan hitaasti, vaaratilanne ehtii pahimmillaan toteutua ennen korjaamista. Hidas reagointi saattaa johtaa siihen, että seuraava työntekijä liukastuu ja murtaa kätensä. 

Mitä tällainen työtapaturma sitten maksaa? Loppulasku riippuu totta kai tilanteesta, mutta monenlaisia kuluja siihen joka tapauksessa liittyy – paitsi inhimillisenä rasitteena myös hoito- ja sairaskulujen sekä mahdollisten sijaisjärjestelyjen tai toimintakatkojen muodossa. Työtapaturmat verottavat aina oman hintansa myös työviihtyvyydestä ja mainehaittana. 

Oikeat ihmiset oikeisiin työtehtäviin 

Osana turvallisuuden johtamista korostuu etenkin työvoimaintensiivisillä aloilla myös osaamisen ja pätevyyksien hallinta. Organisaatiolle tulee kalliiksi, jos ylikoulutetuilta henkilöiltä kuluu paljon työaikaa perustason asioiden ja byrokratian hoitamiseen. Yhtä lailla kallista on, jos erikoisosaamista vaativaa työtehtävää hoitaa siihen riittämättömästi perehtynyt henkilö – ja samalla voi lisäksi vaarantua turvallisuus. 

Toimivan prosessin ja järjestelmän yhdistelmällä voidaan hallita henkilöstön osaamista ja pätevyyksiä tehokkaasti ja ajantasaisen tiedon pohjalta. Samalla helpotetaan työvuorosuunnittelua ja varmistetaan, että kuhunkin työvuoroon saadaan oikeanlaiset henkilöt ja että heillä on työhön riittävä kriittinen pätevyys. Jos vaaranpaikkoja silti sattuisi eteen, työvuorossa olevat henkilöt osaavat toimia ripeästi oikealla tavalla ja minimoida siten niin inhimilliset kuin taloudellisetkin vahingot. 

Tehokas perehdytys

Hidas tai muuten tehoton perehdytys tulee organisaatiolle kalliiksi monestakin eri syystä. Ensinnäkin se vie tarpeettomasti sekä uuden työntekijän että perehdyttäjän työaikaa. Toisekseen hidas perehdytys antaa uudelle työntekijälle heti alkuun huonon kuvan organisaation toimintatavoista ja syö pahimmillaan motivaatiota ja työviihtyvyyttä myös jatkossa.

Suunnitelmallisesti ja sopivalla tempolla etenevällä perehdytyksellä puolestaan annetaan työnantajasta hyvä ensivaikutelma ja aloitetaan yhteinen työ oikealla jalalla. Tehokkaassa perehdytyksessä järjestelmä tukee perehdytysprosessia, varmistaa työntekijän ja esihenkilön välisen kommunikoinnin ja auttaa samalla dokumentoimaan perehdytyksen edistymisen myöhempää tarvetta varten. 

Onnistuneella perehdyttämisellä uusi työntekijä saadaan nopeammin kiinni tehokkaaseen, tuottavaan työhön. Aloittavalla työntekijällä on ovesta sisään astuessaan vahva motivaatio oppia ja perehtyä – hänelle kannattaa antaa hyvä syy pitää niistä myös kiinni. 

Selkeä prosessi + toimiva järjestelmä = tehokasta tiedolla johtamista 

Turvallisuuden ja laadun tekevät viime kädessä aina ihmiset. Siksi työntekoa helpottavien prosessien ja järjestelmien tärkeänä tehtävänä on tukea ja motivoida henkilöstön työtä kaikilla eri tavoilla. Tästä syystä myös vaaratilanteista ilmoittaminen ja niihin reagoiminen kannattaa tehdä henkilöstölle mahdollisimman nopeaksi ja helpoksi.

Koska johtamaan pystyy vain tiedoilla, jotka päättäjällä on hallussaan, ennakoiva ja ripeän reagoinnin mahdollistava riskienhallinta vaatii jatkuvaa tiedonkeruuta ja seurantaa. Kun pohja on kerran rakennettu, turvallisuus- ja laatutyö muuttuu johdonmukaiseksi toimintavaksi, joka lisää organisaation turvallisuutta sekä parantaa sen joustavuutta ja reagointikykyä. Samalla se antaa niin johdolle kuin henkilöstöllekin varmuutta, hallinnantunnetta ja mielenrauhaa. 

Mitä suurempi osa potentiaalisista vaaranpaikoista ja poikkeamista saadaan haaviin ennakoivasti, sitä suuremmalta panostukselta vältytään reaktiivisessa toiminnassa. Kuten sanottu: hidas reagointi riskienhallinnassa maksaa paitsi aikaa ja rahaa, usein tavalla tai toisella myös inhimillisiä resursseja. Nopeus puolestaan auttaa säästämään niitä kaikkia. 

Kirjoittaja Timo Raaska on Qreformin toimitusjohtaja, jonka intohimona on auttaa organisaatioita hallitsemaan laatua, riskejä ja pätevyyksiä käytännönläheisesti ja tuloksellisesti. Vapaa-ajallaan hänet löytää usein kuntonyrkkeilemästä tai erilaisista remonttipuuhista.