Osaamisen hallintajärjestelmä auttaa valitsemaan oikeat henkilöt oikeaan paikkaan – ja oikealla osaamisella

Seuraan julkisia rekrytointi-ilmoituksia mielenkiinnolla, koska niissä yritykset pyrkivät kuvaamaan haetun tehtävän pätevyysvaatimukset mahdollisimman selkeällä tavalla. Henkilöstöön panostetaan paljon jo rekrytointivaiheessa ja pyritään löytämään omaan tiimiin parhaiten sopivat työntekijät.

Pätevyys, osaaminen tai kelpoisuus – sanoja, jotka kuvaavat työntekijältä vaadittavaa kriittistä osaamista ja kokemusta, jotta työntekijä pystyy varmasti suoriutumaan annetuista työtehtävistä laadukkaasti ja turvallisesti. Korkean riskin toimialoilla kuten prosessiteollisuudessa, terveydenhuollossa ja logistiikka-alalla edellytetään henkilöstön pätevyyksien tarkkaa seurantaa. Tässä tehtävässä hyväkin HR-järjestelmä kaipaa usein tuekseen erikoistunutta pätevyyksien hallinnan tietojärjestelmää.

Ota uusi näkökulma osaamisten ja pätevyyksien varmistamiseen

Olen urani aikana seurannut monenlaisia hankkeita, joissa on aidosti pyritty kuvaamaan moniammatillisten tiimien kompetenssikarttoja, suunniteltu kehityspolkuja ja tehty kuiluanalyysejä (tai GAP-analyysia) ja yritetty mallintaa tätä karttaa suuriin kansainvälisiin Competence Management -järjestelmiin. Valitettavasti lähes poikkeuksetta työ on jäänyt kesken. Mielestäni syynä on se, että tavoitteet on asetettu liian korkealle ja ympäristö muuttuu nopeammin kuin mallintajat ehtivät dokumentoida. Tai sitten analyysi on edennyt niin akateemiselle tasolle, että operatiivisessa työssä toimivat esihenkilöt eivät ole kyenneet mitenkään hyödyntämään järjestelmiä käytännön työssä.

Näistä lähtökohdista olemme Qreformissa lähestyneet asiaa hiukan eri kulmasta. Tunnistamme ja ymmärrämme kyllä suurten HR-järjestelmien erinomaisuuden esimerkiksi työsuhteiden hallinnoinnissa ja palkanlaskennassa. Näemme myös selkeää hyötyä HR-järjestelmien tarjoamasta tuesta esihenkilöille kehityskeskusteluissa, urasuunnittelussa ja henkilöstön kehittymisen suunnittelussa. Samoin työvuorosuunnittelujärjestelmät tarjoavat välttämättömät työvälineet resursointiin, TES-tulkintoihin ja työajanseurantaan monimutkaisissa ympäristöissä.

Me Qreformissa tarkastelemme osaamista ja työrooleja laadun ja turvallisuuden näkökulmasta. Tämä tarkoittaa käytännössä sellaisen osaamisen ja työvuoro-ohjauksen hallintaa, jossa tehtävien osaamisvaatimukset ovat lähes ehdottomia. Näin ollen kaikki osaamisen saavuttamiseen sekä ylläpitoon liittyvät prosessit on oltava aukottomasti auditoitavissa. Itse käytän tällaisesta osaamisesta joskus termiä ”kova” osaaminen erotuksena ”pehmeisiin” taitoihin – jotka nekin ovat ehdottoman tärkeitä.

Kovan vs. pehmeän osaamisen arvioinnista

Miten kovan ja pehmeän osaamisen arviointi tarkoittaisi käytännössä? Otetaan esimerkki.

Eräässä organisaatiossa esihenkilöllä on roolin vaatimuksena esiintymistaidot, joita arvioidaan asteikolla 1–5. Ykkösellä tulee jotenkin toimeen ja vitonen on loistava. Olipa osaaminen arvoitu millä tahansa asteikon numerolla, voi henkilö kuitenkin toimia esihenkilönä ja menestyä siinä. Samassa organisaatiossa käytetään myös suuria robottilaserleikkureita ja tässä työssä vaatimuksena on robottilaserlaitteiston käyttöpätevyys. Työntekijällä siis joko on pätevyys ja hän voi käyttää laitetta, tai hänellä ei ole pätevyyttä ja silloin laitteeseen ei kosketa lainkaan. Tässä työtehtävässä ei siis voi olla ”melkein” osaavaa leikkurinkäyttäjää.

Kun tähän kovan osaamisen hallintaan yhdistetään lisäksi säännelty vaatimus pystyä koska tahansa osoittamaan, millaisen pätevyysohjelman laitteen käyttäjä on käynyt ja mistä ohjelman sisältö koostuu, loppuu perinteisen HR-järjestelmän kyvykkyys kesken.

Osaamisen hallintajärjestelmä tuo pätevyydet uudella tavalla näkyviksi

Kun muutama vuosi sitten lähdimme kehittämään Regon Työvuoropätevyyksien hallintaa tavoitteenamme oli toteuttaa tehokas ja visuaalisesti selkeä ratkaisu, joka yhdistää pätevyyksien seurannan ja työvuoro-ohjauksen ja joka perustuu työntekijöiden pätevyyksien hyödyntämiseen. Tällaista työvuoropätevyyksien hallinnan käytännön vaatimusta on paljon esimerkiksi prosessiteollisuudessa, kuljetusalalla ja terveydenhuollossa.

Asiakaspalautteen pohjalta olemme onnistuneet tässä kehitystyössä. Rego tuo pätevyydet uudella tavalla näkyviksi sekä työntekijöille että työnjohdolle. Se mahdollistaa pätevyyden saavuttamisohjelmien luonnin ja suoritusten dokumentoinnin sekä tarjoaa työntekijälle selkeän polun vaaditun pätevyyden saavuttamiseen. Regoon on myös toteutettu hyvät valmiudet keskustella HR- ja työvuorosuunnittelujärjestelmien kanssa, jotta jokainen järjestelmä pystyy parhaiten palvelemaan omaa käyttötarkoitustaan.

Muutaman vuoden kokemuksella voimme reippaasti todeta, että olemme onnistuneet tässä tavoitteessa erinomaisesti. Asiakkaiden kanssa tehty kehitystyö mahdollistaa nyt Regolla niin paperiteollisuusprosessin osaamispohjaisen työvuorohallinnan, terveydenhuollon lakisääteisen laiteosaamisen ja jalostamoprosessin osaamisten hallinnan käytännönläheisesti ja visuaalisten matriisinäyttöjen avulla. Olemme asiakastarpeen ohjaamana integroituneet erilaisiin HR- LMS- ja HRD-järjestelmiin ja löytäneet tavan palvella sekä johtoa että työntekijöitä laatu- ja turvallisuuskriittisten pätevyyksien hallinnassa.

Ota yhteyttä niin katsotaan yhdessä, miten Rego ja Laatuportti voivat tehostaa pätevyyksien hallintaa omassa organisaatiossasi. Voit yllättyä miltä tutut asiat näyttävät, kun niitä katsotaan eri perspektiivistä.