Vaaratapahtumien ja turvallisuuspoikkeamisen raportoinnin tarkoituksena on edistää työympäristön, toiminnan ja työntekijöiden turvallisuutta. Raportoinnin avulla parannetaan työntekijöiden tietoisuutta turvallisuudesta, ja tehdään vaaratilanteiden raportointi sekä niihin puuttuminen helpoksi.

Regon vaaratapahtumien raportointiosio sisältää monipuoliset toiminnallisuudet vaaratilanteiden ja poikkeamien kirjaamiseen, analysointiin sekä korjaavien toimenpiteiden seurantaan.

Vaaratapahtumien raportointi auttaa työntekijöitä ymmärtämään paremmin mitä poikkeamia toiminnassa voi esiintyä. Lisäksi raportointi tarjoaa systemaattisen tavan edistää kokemuksista oppimista kaikilla organisaation tasoilla.

Toiminnallisuudet:

• Poikkeamien ja vaaratapahtumien ilmoittaminen ja käsittely
• Laatu- ja turvallisuushavaintojen ilmoittaminen ja käsittely
• Aloitteiden tekeminen ja käsittely
• Asiakaspalautteiden ja reklamaatioiden käsittely
• Asiakkaan poikkeamailmoitusten käsittely
• Muistutusten ja kanteluiden käsittely
• Integraatiot muihin järjestelmiin

Vaaratapahtumasta ilmoittaminen käy helposti

Vaaratapahtumailmoituksen voi tehdä kuka tahansa työntekijä. Ilmoittaminen ei välttämättä vaadi kirjautumista järjestelmään ja ilmoituksen voi tehdä myös nimettömänä. Ilmoituksen teko on mahdollista selaimella tai mobiilisovelluksella.

Selkeä käsittelyprosessi säästää aikaa

Vaaratapahtumailmoituksen käsittely tapahtuu hallitun prosessin mukaan, jossa jokainen vaihe dokumentoituu järjestelmään. Eri käsittelyvaiheista voidaan määritellä automaattisia toimintapyyntö- tai tiedoteviestejä sähköpostilla vastuuhenkilöille.

Ilmoituksen käsittely jakautuu seuraaviin vaiheisiin:

1. Ilmoituksen tekeminen tunnistettuna tai anonyyminä.
2. Vastuuhenkilö vastaanottaa ilmoituksen sähköpostitse.
3. Käsittely alkaa.
4. Vastuuhenkilö voi pyytää tarvittaessa lisätietoja tai lausuntoja.
5. Tapahtuma analysoidaan ja riski arvioidaan.
6. Toimenpiteiden ja tehtävien määrittely ja kirjaaminen.
7. Vastuuhenkilö voi delegoida tehtäviä eri henkilöille. Toimeksiannoista lähtee sähköposti vastaanottajalle.
8. Tehtyjen toimenpiteiden jälkeen, tehtävät kirjataan tehdyksi.
9. Vastuuhenkilö päättää ilmoituksen käsittelyn Laatuporttiin.

Ajantasaista tietoa ilmoitusten tilasta

Järjestelmään kirjattuja ilmoituksia seurataan reaaliajassa koko käsittelyprosessin ajan. Tieto käsittelyn etenemisestä voidaan lähettää myös ilmoittajalle (anonyymisti tai tunnistettuna). Ilmoituksista saadaan monipuolisia raportteja erilaisilla valintakriteereillä (aika, aihe, käsittelyvaihe, käsittelyn kesto yms.) ja raportit voidaan esittää havainnollisena grafiikkana.