Tiedonhallinta hyvinvointialueilla ja tiedon hyödyntäminen tietojohtamisessa

Suoritin Itä-Suomen yliopistossa asiakas- ja potilasturvallisuuden perusopinnot (25 op), jossa yhtenä aiheena oli asiakas- ja potilasturvallisuutta tukeva tiedonhallinta. Opintojakso antoi miettimisen aihetta tiedonhallintaan liittyen muodostuvien hyvinvointialueiden näkökulmasta. Millaisen haasteen edessä monet kunnat, kaupungit, kuntayhtymät, sairaanhoitopiirit ja pelastuslaitokset nyt ovat, kun sote-uudistus meni vihdoin eduskunnassa läpi?

Sote-uudistuksen aikataulu on haastava, kun hyvinvointialueet aloittavat toimintansa jo 1.1.2023 – puolitoista vuotta on lyhyt aika muutokselle. Osassa tulevilla hyvinvointialueilla sote-palvelujen integraatio on tehty jo aikaisemmin pelastuslaitos enemmän tai vähemmän mukaan lukien (esim. Kainuun sote, Siun sote, Eksote). Näillä alueilla – hyvin karrikoiden sanottuna – ”isoin muutos” on työnantajan nimen muuttuminen hyvinvointialueeksi. Käytännön toiminta jatkuu suhteellisen muuttumattomana samalla kun palvelujen ja prosessien kehittämistyö jatkuu.

Mitä sitten tapahtuu niillä alueilla, joissa kunnat ja/tai kaupungit ovat tuottaneet sosiaali- ja/tai terveyspalvelunsa itse tai muodostaneet keskenään myös yli maakuntarajojen kuntayhtymiä, jotka nyt väkisinkin hajoavat? Lisäksi joissain kunnissa/kaupungeissa palveluista on vastannut yksityinen toimija, ja pelastuslaitokset ovat toimineet selkeästi omina yksiköinään.

Haasteena järjestelmien viidakko

Tiedonhallinnan näkökulmasta hyvinvointialueen iso haaste on se, että käytössä voi olla useita kymmeniä eri asiakas- ja potilastietojärjestelmiä, HR-, laadun- ja riskienhallintajärjestelmiä, taloushallinnon ohjelmistoja sekä näihin liittyviä erilaisia ohjeistuksia ja kirjaamiskäytäntöjä.

Iso kysymys onkin, että millä järjestelmillä jatketaan ja kuinka varmistetaan järjestelmien osalta henkilöstön osaaminen sekä koulutuksellinen resursointi? Kuinka monta järjestelmää on ylipäätään järkevää jättää käyttöön, jos ne eivät keskustele keskenään ja rajapintojen rakentaminen niiden välille on haastavaa? Samalla syntyy lisäkustannuksia sekä turhia riskejä tietoturvallisuuteen. Miten siis turvataan riittävän ja tarvittavan tiedon saanti niin johtamisen kuin asiakas- ja potilastyön näkökulmasta?

Kriittisten tietojen saatavuus varmistettava asiakas- ja potilasturvallisuuden näkökulmasta

Asiakas- ja potilasturvallisuuden näkökulmasta merkittävin huomio on se, kuinka turvataan asianmukaisten tietojen siirto järjestelmästä toiseen ja mitkä ovat juuri ne kriittisimmät tiedot (mm. lääkitystiedot, riskitiedot, perustiedot), jotta asiakkaiden ja potilaiden turvallinen hoito ja palvelu voidaan jatkossa taata.

Potilastietojärjestelmien välisessä tiedonsiirrossa auttaa paljon Kanta-arkisto, jonne kaikki terveydenhuollon yksiköt tallentavat potilastietoja omista järjestelmistään ja jonka kautta potilastiedot ovat kaikkien hoitoon osallistuvien terveydenhuollon ammattilaisten käytettävissä, mutta entä sosiaalihuollon puolella?

Yhtenäisen sosiaalihuollon tietomallin käyttöönotto on erittäin tervetullut

Asian tarkastelu asiakkaan ja sosiaalihuollon näkökulmasta paljastaa samankaltaisia haasteita kuin edellä. Miten sosiaalihuollon asiakastietojen tiedonhallinta turvataan, jos alueella on useita asiakastietojärjestelmiä käytössä ja hyvinvointialueen käyttöön päätetäänkin jättää vain yksi asiakastietojärjestelmä? Huomioitavaa tässä on se, että sosiaalihuollon tiedoille ei tähän asti ole ollut yhteistä tietojen arkistointitapaa, vaan ne ovat olleet kunta- ja organisaatiokohtaisia.

Tiedonhallinnan haasteiksi nousevat monet asiat. Integroituja sosiaali- ja terveyspalveluja ei ole määritelty, sähköinen tiedonhallinnan rakenne ei mahdollista asiakas- ja toimintatietojen yhdistämistä, kirjaamista määrittää eri lainsäädäntö, asiakas- ja potilasasiakirjat tallennetaan omiin erillisiin asiakasrekistereihin ja myös käsitteet eroavat toisistaan. Pahimmillaan tietojen saamattomuus tai saamisen hitaus, niiden epämääräisyys tai virheellisyys, voi johtaa vakavaan hengen, terveyden tai hyvinvoinnin menettämisen uhkaan.

Tämä onneksi muuttuu täysin tulevaisuudessa, kun kansallisesti määritelty yhtenäinen sosiaalihuollon tietomalli tulee käyttöön Kanta-palvelujen käyttöönoton myötä.

STM:n Tietojohtamisen arviointimallia käytetään tietojohtamisen ymmärryksen parantamiseen sekä organisaation tietojohtamisen käytäntöjen kehittämiseen omien tarpeiden ja tavoitteiden mukaisesti.

Qreformin Laatuportti-järjestelmä mahdollistaa em. mainitun arviointimalli työkalun hyödyntämisen digitaalisesti. Sitä voidaan käyttää organisaation itsearvioinnissa, tietojohtamisen tilan säännöllisessä tarkastelussa, tavoitteiden ja kehitystoimenpiteiden määrittelyn tukena sekä vertaisarviointiin.

Suosittelen myös lukemaan STTY:n hallituksen jäsenen Kaisa Hujasen blogin ”Sosiaalialan tiedonhallinta ja digitalisaatio hurjassa kehitysvauhdissa”, joka käsittelee sosiaalialan tiedonhallinnan murrosta ja kehittämistyötä.

Tiedon tulee palvella tarvetta yli ammattirajojen ja tukea tiedolla johtamista

Organisaation tietokulttuuri luo olosuhteet tiedonhallinnalle, sen merkitykselle, luotettavuudelle ja käytettävyydelle, jossa organisaation ohjaus on merkittävässä roolissa. Lisäksi tiedon tarpeiden tulee olla määriteltynä ja poikkeama- ja vaaratapahtumaraporteista tulee tunnistaa tiedonhallintaan liittyviä asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavia toimintatapoja – ja niihin tulee myös puuttua.

Opintomateriaalin ja kaiken oppimani pohjalta asiakas- ja potilasturvallisuuden kehittämisen kannalta tärkeimpiä asioita ovat sekä lainsäädännön että tietojärjestelmien tietosisällön kehittäminen vastaamaan nykyistä tarvetta yli ammattialarajojen yhteistä tietokantaa hyödyntäen sekä yhtenevän kirjaamisen mahdollistaminen, joka tukee tarvittavia sosiaali- ja hoitotyön prosesseja. Keskeinen kehittämiskohde on tiedonhallinnan kokonaiskehittäminen, jossa tavoitteena on toimiva infrastruktuuri huomioiden tiedonhallinnan ohjaus, yhteistyö eri ammattiryhmien ja viranomaisten välillä sekä tiedon jalostaminen ja sillä johtaminen.

Toivon kaikille muutos- ja kehittämistyössä mukana oleville henkilöille antoisaa sote-uudistus matkaa tiedonhallinnan ja tietojohtamisen yhtenäistämisen taipaleella!

Lue lisää aiheesta:

Saranto K, Kivekäs E, Palojoki S, Kinnunen U-M, Sjöblom O, Suomi R. Tiedonkulun vaikutus SOTE-palvelujen maineeseen. Kunnallisalan kehittämissäätiön julkaisuja 16/2018. Saatavilla: https://kaks.fi/wp-content/uploads/2018/04/tiedonkulun-vaikutus-sote-palvelujen-maineeseen_julkaisu016.pdf

Sote-tieto hyötykäyttöön 2020 – strategia

Soteuudistus.fi, Tiedolla johtaminen on avain toimiviin ja laadukkaisiin sote-palveluihin

STTY ry, Kaisa Hujanen Sosiaalialan tiedonhallinta ja digitalisaatio hurjassa kehitysvauhdissa