Lääkärikeskus Karhulinna otti Laatuportin käyttöön ennätysajassa – ratkaisu toi selkeyttä ja järjestelmällisyyttä

Kuvat: ©Lääkärikeskus Karhulinna

Yksityinen palveluntarjoaja Lääkärikeskus Karhulinna tarjoaa monipuolisia terveyden ja hyvinvoinnin asiantuntijapalveluja Satakunnan sydämessä. Kesällä 2025 organisaatiossa otettiin käyttöön Laatuportti laatu- ja turvallisuustyön tueksi – vieläpä ennätysnopealla aikataululla. Laatuportin koetaan tuoneen työhön järjestelmällisyyttä ja selkeyttä sekä madaltaneen kynnystä kirjausten tekemiseen. Saatuja palautteita on nyt myös helpompi hyödyntää toiminnan kehittämisessä.

Paikalliseen ja henkilökohtaiseen palveluun panostava Lääkärikeskus Karhulinna tarjoaa kattavia yleis- ja erikoislääkäripalveluja, diagnostiikkapalveluja ja muita terveyden ja hyvinvoinnin asiantuntijapalveluja Satakunnan alueella. Yritys on saavuttanut hienon kasvun sitten toimintansa käynnistymisen vuonna 2021: työntekijöitä oli alkujaan kymmenen ja ammatinharjoittajia noin kolmekymmentä, nyt asiakkaita palvelee jo reilusti yli sata ammattilaista. Omaa henkilöstöä heistä on noin 40.

Kasvun myötä yrityksessä havaittiin tarve järjestelmäratkaisulle, joka helpottaisi laadun ja turvallisuuden hallintaa sekä kokoaisi tiedot yhteen. Lääketieteellinen laatu ja palvelun sujuvuus olivat olleet toiminnassa keskeisiä heti alusta asti, mutta haasteena oli tietojen hajanaisuus: niitä löytyi niin Excel-taulukoista, paperilta kuin sähköposteistakin.

”Meillä oli selkeä tarve ammattimaiselle ja järjestelmälliselle ohjelmistolle. Eri ratkaisuja vertaillessa totesimme Laatuportin vastaavan parhaiten meidän toimialamme ja yrityksemme tarpeisiin”, kertoo Anna Viikinkoski, Lääkärikeskus Karhulinnan röntgenhoitaja, laatuvastaava sekä sairaanhoitajatiimin ja diagnostiikan palveluvastaava.

Karhulinnassa hyödynnetään Laatuportista nyt ilmoittamisen, laadunhallinnan ja riskienhallinnan toiminnallisuuksia.

”Järjestelmä nivoo tiedot hyvin yhteen ja tehostaa hurjasti työtämme. Siinä yhdistyvät terveydenhuoltoalan ominaispiirteet ja toisaalta räätälöitävyys meidän erityistarpeitamme varten”, täydentää Lääkärikeskus Karhulinnan laatuvastaava ja työterveyden palveluvastaava Viveka Gustafsson.

Ilmoittaminen, laadunhallinta ja riskienhallinta

Yksi järjestelmän keskeisimmistä osa-alueista Karhulinnalle oli ilmoittaminen. Niin asiakaspalautteet, vaaratapahtumailmoitukset kuin positiivisetkin havainnot haluttiin koota yhteen paikkaan sekä helpottaa niiden käsittelyä ja seurantaa.

”Olemme vielä verrattain nuori yritys, joten meille on erityisen tärkeää kuulla asiakkailta palautetta ja kehitysideoita. Laatuportti tarjoaa helpon kanavan niiden antamiseen. Tärkeitä ovat totta kai myös vaaratapahtumailmoitukset ja niiden käsittely sekä toimialalle ominaisten, virallisten selvityspyyntöjen dokumentointi ja käsittely”, Viikinkoski listaa.

Järjestelmän helppokäyttöisyys ja matala ilmoituskynnys ovat tärkeitä niin asiakkaille, omalle henkilöstölle kuin myös ammatinharjoittajille.

”Olemme pyrkineet sitouttamaan myös ammatinharjoittajia, ja tässä auttaa ilmoittamisen helppous. Olemme esimerkiksi tulostaneet QR-koodeja vastaanottohuoneiden näytönalustoihin”, Gustafsson kertoo.

Laadunhallinnassa on havaittu Laatuportissa hyväksi se, että kirjaukset on helppo tehdä lain vaatimusten mukaisesti. Tietomäärän karttuessa laadun johtamisen nähdään myös tehostuvan Laatuportin raportteja hyödyntäen.

”Esimerkiksi kuvantamisessa toimintaamme ohjaa säteilylaki, joten on kätevää, että saamme kirjaukset tehtyä järjestelmällisesti säädöksiä noudattaen. Tästä on hyötyä myös auditointia ajatellen”, Viikinkoski kertoo.

Riskienhallinnan toiminnallisuuksien käyttöönotossa Karhulinna hyödynsi perustana Qreformin valmiita lomakepohjia, joihin tehtiin organisaation oman toiminnan mukaiset räätälöinnit.

”Valmiit lomakepohjat ovat olleet meille todella hyödyllisiä ja tärkeitä. Ne ovat antaneet omaa työtämme täydentävää, ulkopuolista vinkkiä. Ei tarvitse niin sanotusti keksiä pyörää uudelleen”, Viikonkoski toteaa.

Nopean käyttöönoton mahdollistivat sitoutuminen ja taustatyöt

Paikallisuuden ja henkilökohtaisuuden ohella Karhulinnan erityisiä vahvuuksia ovat palvelun joustavuus ja nopeus. Yritys lupaa asiakkailleen hyvän hoitoon pääsyn ja mahdollisimman lyhyen hoitoketjun.

Samanlaista ripeyttä Karhulinna osoitti ottaessaan Laatuportin käyttöön ennätysajassa. Ensimmäiset keskustelut Karhulinnan ja Qreformin välillä käytiin helmikuun lopulla 2025, projekti käynnistyi huhtikuun alussa ja järjestelmä otettiin käyttöön toukokuun lopussa. Ripeän käyttöönoton onnistumisen edellytyksinä yrityksessä nähdään erityisesti kaksi asiaa: johdon sitoutuminen ja huolelliset taustatyöt.

”Ripeä aikataulu oli oma toiveemme, jotta saimme järjestelmän käyttöön ennen kesälomakauden alkamista. Tämä onnistui hienosti. Saimme Qreformilta selvän aikataulutuksen siihen, mitä tapaamisia oli tulossa, mikä tapaamisten sisältö on ja mitä valmistautumista meiltä niihin odotettiin. Vauhti oli kieltämättä kova, mutta asiat pysyivät hallinnassa”, Viikinkoski sanoo hymyillen.

”Toki etenemistä helpotti osaltaan sekin, että meillä on matala organisaatio. Pystyimme siksi reagoimaan ja tekemään päätöksiä nopeasti. Omalta puoleltamme tärkeintä onnistumisessa oli johdon sitoutuminen järjestelmän käyttöönottoon sekä ennakkotehtävien huolellinen hoitaminen”, Gustafsson tiivistää.

”Tarpeemme tulivat kuulluksi”

Lääkärikeskus Karhulinnan Laatuportti-käyttöönottoon osallistui Qreformin puolelta asiakkuuspäällikkö Annika Rintamäki. Myös hän koki nopean käyttöönoton onnistuneen ennen kaikkea hyvän sitoutumisen ja ennakkovalmistautumisen ansiosta.

”Nopeakin käyttöönotto on mahdollinen, kunhan ollaan puolin ja toisin sitoutuneita ja joustavia. Kommunikointi Karhulinnan kanssa oli välitöntä ja luontevaa, ja tykkäsin kovasti, kun he kysyivät nopeasti ja matalalla kynnyksellä, jos oli jotain epäselvää. Arvostan myös, että heillä oli itsellään selvät sävelet ja he pystyivät tekemään päätöksiä nopeasti”, Rintamäki toteaa.

Myös Anna Viikinkosken ja Viveka Gustafssonin mielestä yhteistyö on sujunut kaikkiaan mutkattomasti.

”Yhteistyö on ollut tosi hyvää ja toimivaa, olemme olleet tosi tyytyväisiä. Qreform selvitti kaikki asiat, joista kysyimme – ja mehän kysyimme paljon! Mitään ei jätetty roikkumaan, vaan kaikkeen aina palattiin. Arvostan myös sitä, että kysymyksiimme suhtauduttiin positiivisella mielellä ja saimme tarvitsemiimme asioihin opastusta”, Viikinkoski kertoo.

Gustafsson komppaa.

”Qreform teki mitä lupasi. Meidän tarpeemme tulivat kuulluksi. Meitä ei ole myöskään jätetty yksin käyttöönoton jälkeen, vaan meillä on edelleen nimetty yhteyshenkilö, joka kulkee matkassa mukana. On myös hienoa, että meidät on kutsuttu mukaan käyttäjäfoorumeihin. Näin pääsemme vaikuttamaan järjestelmän jatkokehitykseen ja oppimaan samalla muilta.”