Osaamisperusteisella työvuorohallinnalla varmistetaan vaaditut laatu- ja turvallisuuskriittiset pätevyydet ajantasaisesti kaikissa työvuoroissa ja -tehtävissä. Läpinäkyvä osaamisen johtaminen motivoi myös esihenkilöitä toteuttamaan työtä tavoitteellisesti. Työn tuloksena tuotannon ja toiminnan laatu sekä turvallisuus paranee. Osaamisen hallinnan optimointi parantaa myös henkilöstökäytön kustannustehokkuutta.

Varmista hyvä toimintakyky ja lakivaatimusten täyttyminen

Prosessiteollisuus, energia-ala, liikenne- ja logistiikka sekä sosiaali- ja terveydenhuolto ovat esimerkkejä toimialoista, joiden työntekijöiltä vaaditaan sekä lakisääteisiä pätevyyksiä että muuta kriittisen tärkeää osaamista. Esihenkilöiden tehtävänä on varmistaa, että moniammatillisissa työryhmissä ja -vuoroissa on riittävä määrä työntekijöitä, joilla on vaadittava osaamistaso työn laadukkaaseen hoitamiseen.

Hyvällä työvuorojen hallinnalla ja siihen kiinteästi liittyvällä osaamisen kehittämisellä varmistetaan, että

• jokaisessa työvuorossa on riittävästi osaavaa henkilöstöä – sekä nyt että tulevaisuudessa
• samaa tehtävää hoitavien henkilöiden osaaminen on keskenään riittävän tasalaatuista ja
• organisaatio pystyy vastaamaan ennakoivasti osaamistarpeiden muutoksiin, joita syntyy niin sisäisistä kuin ulkoisistakin muutoksista (lainsäädäntö, asiakastarpeet, markkinamuutokset jne.).

Työvuorojen ja osaamisen systemaattinen hallinta auttaa organisaatiota välttämään vaaratilanteita, toteuttamaan tehtäväänsä ja strategiaansa mahdollisimman hyvin, vastaamaan markkinakysyntään ja asiakastarpeisiin sekä pysymään toiminta- ja kilpailukykyisenä joustavasti myös tulevaisuudessa.

Digitalisoi työvuorojen hallinta nykyaikaan

Rego HSEQ -järjestelmän työvuorojen hallinnalla parannetaan moniammatillisten tiimien pätevyyksien ja osaamisten hallintaa työvuoroissa, tiimeissä ja yksiköissä. Sen avulla varmistetaan, että kaikissa työvuoroissa ja -pisteissä on aina riittävä määrä henkilöitä, joilla on työn tekemiseen vaadittava osaaminen.

Kun koko osaamisen ja pätevyyksien hallinnan prosessi on digitalisoitu suunnittelusta määrittelyyn, toteutukseen ja ylläpitoon, käsillä on aina ajantasainen tieto pätevyyksien tilasta työntekijä-, tiimi- ja työvuorotasolla. Samalla säästetään aikaa ja kustannuksia.

Rego Työvuorojen hallinta mahdollistaa

• resurssikäytön suunnittelun ja simuloinnin
• henkilöiden sijoittamisen työpisteisiin tai -tehtäviin eri työvuoroissa
• vuorojen suunnittelun ja paikoittamisen automaattisesti toistuvina jaksoina
• työ- ja tehtäväkierron suunnittelun ja ohjauksen
• ylityöpyynnöt ja niiden lähettämisen mobiiliin
• vapaapyyntöjen ja tuurausten hallinnoinnin sekä
• sijaisten etsimisen pätevyyksien perusteella.

Pätevyysvaatimusten määrittely ja hallinnointi
Tunnistetaan eri työvuoroissa ja tiimeissä vaaditut laatu- ja turvallisuuskriittiset osaamiset. Tämä auttaa varmistamaan turvallisen ja laadukkaan operatiivisen toiminnan.

Resurssien käytön suunnittelulla varmistetaan riittävä osaaminen kaikissa tiimeissä, työvuoroissa ja kriittisissä tehtävissä.

Osaamisvajeiden tunnistamisen sekä ylitöiden, vapaapyyntöjen ja poissaolojen hallinnan avulla pystytään ennakoimaan ja suunnittelemaan ajoissa tarvittavat toimenpiteet, jotta kriittistä osaamisvajetta ei pääsee syntymään.

Työvuorohallinnalla paikoitetaan sopivat henkilöt työvuorojen kriittisiin tehtäviin, perustuen kunkin työntekijän voimassa olevaan osaamiseen ja pätevyyksiin.

Dynaaminen osaamismatriisi simuloi eri tilanteita

Työvuorojen osaamisen hallinta toteutetaan Regossa joustavalla osaamismatriisilla, jossa jokaisen työvuoron työtehtäviin määritellään vaadittavat pätevyydet. Vuoroesihenkilöt suunnittelevat työvuorokalenterit henkilöittäin ja järjestelmä kertoo reaaliajassa kunkin henkilön pätevyydet suhteessa työvuoron tavoitetason vaatimuksiin.

Työvuorokalenterin ja henkilöstön osaamismatriisin avulla työntekijöiden paikoittaminen sekä tuuraajien, sijaisten sekä ylityöpyyntöjen välittäminen käy helposti. Visuaalinen osaamismatriisi auttaa myös tunnistamaan puutteita eri ryhmien tai vuorojen pätevyyksissä ja vertaamaan vuorojen pätevyystilanteita toisiinsa.

Matriisin avulla voidaan simuloida osaamisten ja pätevyyksien toteutumista tulevaisuudessa, jolloin nähdään myös mahdolliset pätevyyksien alimitoitustilanteet. Näin päästään käynnistämään ajoissa tarvittavat koulutus- tai rekrytointitoimenpiteet.

Osaamisperusteisen työvuorojen hallinnan hyötyjä ovat mm.

• resurssienhallinnan parantuminen
• tiimien ja tuotantolinjojen osaamisprofiilien hahmotus yhdellä silmäyksellä
• aina ajantasainen tilannekuva koulutus- ja rekrytointitarpeista
• koulutussuunnitelmien vaikutusten simulointi ja arviointi suhteessa tiimien ja tuotantolinjojen osaamisprofiileihin sekä
• ennakkovaroitukset tilanteista, joissa voi ilmetä henkilöstö- ja osaamispuutteita tulevaisuudessa.

Integraatiorajapinnat muihin järjestelmiin

Rego on mahdollista integroida myös muihin järjestelmiin, kuten organisaation HR-järjestelmään. Työvuorokalenterit voidaan tuoda järjestelmään automaattisesti, ja kalenteri voidaan määritellä tukemaan erilaisia vuororakenteita. Kalenterit ja vuororakenteet ohjaavat matriisien näyttöjä ja toimintaa.

Kohdista katse tulevaisuuteen

Organisaatioiden toimintaympäristöt ovat jatkuvassa liikkeessä, asiakastarpeet muuttuvat ja työkalut vaihtuvat. Osaamistarpeisiin kohdistuu siten sekä lyhyen että pidemmän aikavälin muutoksia.

Jotta organisaatio saa oikeat ihmiset työskentelemään oikeisiin tehtäviin, sen on kyettävä tunnistamaan ja analysoimaan olemassa oleva osaaminen, asettamaan osaamiseen liittyviä kehitystavoitteita ja määrittämään konkreettisen polun tavoitteiden saavuttamiseksi.

Siksi on tärkeää tunnistaa sekä olemassa olevia että tulevaisuudessa siinteleviä osaamisvajeita, jotka täyttämällä varmistetaan relevantti ja toimialan kysyntään vastaava toiminta myös jatkossa. Organisaation osaamispääoman jatkuva varmistaminen vaatii usein myös täydennys- ja lisäkoulutusta sekä suunnitelmallista osaamisen johtamista.

Työvuorojen hallintaan kiinteästi liittyvillä saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmilla varmistetaan eri työroolien vaatima osaaminen. Joustavuus ja uusiutumiskyky ovat organisaatioille yhä arvokkaampaa tulevaisuuden valuuttaa.