URA Groupin laatujärjestelmän auditointi tuotti nolla poikkeamaa – Rego tukee sekä dokumentointia että raportointia

Kuvat: ©URA Group

URA Group Oy tarjoaa sisälogistiikan alihankintaratkaisuja ja henkilöstövuokrausta asiakaskohtaisella räätälöinnillä. Yrityksen laadunhallintajärjestelmä auditoitiin ja sertifioitiin vuonna 2025, ja se saavutti auditoijan arvioinnissa varsin poikkeuksellisen tuloksen: nolla poikkeamaa.

Laatujärjestelmän auditoinnissa järjestelmällisyys on valttia

Logistiikka-alan asiantuntijayritys URA Group tarjoaa asiakaskohtaisesti räätälöityjä sisälogistiikka-, henkilöstövuokraus- ja HR-alihankintaratkaisuja. Ratkaisuja tuotetaan muun muassa rahtiliikenteen tavaraterminaaleihin ja varastoihin, tukkukaupan varastoihin, valmistavan teollisuuden tarpeisiin sekä satamatoimintoihin. Yritys toimii eri puolilla Suomea, ja sen palvelut mahdollistavat muun muassa lääkkeiden, elintarvikkeiden ja nesteiden toimitukset asiakkaiden varastoilta vastaanottajille.

Vuonna 2025 URA Group saavutti hienon etapin, kun sille myönnettiin ISO 9001:2015 -laatusertifikaatti. Sertifikaatin eteen oli tehty jo pitkään määrätietoista työtä ja dokumentoitu prosesseja ja dataa Rego-järjestelmään.

URA Group sai laatujärjestelmän auditoinnissa poikkeuksellisen hyvää palautetta. Syyksi yrityksessä arvioidaan sitä, että laatujärjestelmän rakenteet ja dokumentointi oli suunniteltu alusta pitäen sertifikaatin vaatimalla tavalla. Lisäksi yrityksessä todella toimitaan dokumentoidulla tavalla – raamit ja käytänteet on tehty sellaisiksi, joita yrityksessä halutaan ja pystytään aidosti toteuttamaan.

”Saimme kokeneelta auditoijalta palautteen, että ensimmäistä kertaa hänen urallaan ei tullut ainoatakaan poikkeamaa. Saimme siksi sertifikaatin poikkeuksellisen nopeasti, muutamassa päivässä auditoinnin jälkeen”, kertoo URA Groupin tuotannosta ja kehityksestä vastaava logistiikkainsinööri Timo Hukki.

Sertifikaattia ei kuitenkaan hankittu pelkästä sertifioinnin ilosta. Sen eteen tehdystä työstä on hyötyä liiketoiminnassa laajemminkin.

”Erittäin hyvää on ollut se, että nyt kun auditointi on tehty, meille jäi käyttöön hyvät ja monipuoliset sisällöt. Voimme hyödyntää niitä jatkossa myös laajemmin vertailukohtana ja kehitystyömme pohjana”, kertoo URA Groupin kehitys- ja laatupäällikkö Petri Leppänen.

Turvallisuus on jokaisen palaverin aihe numero 1

URA Groupin liiketoiminta on kasvanut mukavalla tahdilla ja suunnitellun maltillisesti sitten yrityksen perustamisen vuonna 2021. Asiakkaat ovat tunnistaneet ja ottaneet omakseen palvelujen ydinhyödyt: sisälogistiikan hallinnan ulkoistaminen parantaa asiakkaan reagointikykyä volyymien muuttuessa ja muuttaa samalla kiinteät kulut muuttuviksi.

Kriittisen tärkeä elementti URA Groupin liiketoiminnassa on osaava, koulutettu ja motivoitunut henkilöstö. Siksi myös turvallisuus on ollut liiketoiminnassa alusta pitäen keskeinen asia. Tästä osoituksena turvallisuus on jokaisen palaverin asialistalla kohta numero yksi.

”Edistämme turvallisuutta niin paljon kuin omalta osaltamme vain pystymme. Meille on tärkeää, että jokainen työntekijä pääsee ehjänä kotiin”, Hukki toteaa.

Myös laadulla on korostettu merkitys, sillä URA Groupin käytännön liiketoiminta tapahtuu asiakkaiden tiloissa ja henkilöstön tehtävänä on käsitellä joko asiakkaan tai asiakkaan asiakkaiden tavaroita.

”Lyhyesti sanoen oikeiden tavaroiden on oltava oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Laatu on toimialallamme totta kai tärkeä perusta ja oletusarvo, mutta kyllä sillä pystyy markkinoilla myös erottautumaan”, Hukki toteaa.

Rego tukee viestintää myös organisaatiorajojen yli

URA Group on ottanut Rego HSEQ -järjestelmästä käyttöön ilmoittamisen, laadunhallinnan, riskienhallinnan ja pätevyyksien hallinnan moduulit. Käyttöönotto aloitettiin keväällä 2024 ja sitä on edistetty vaiheittain, maltilliseen tahtiin muun kehitystyön ohessa.

Qreformin asiakkuusvastaava Sarina Pohjasto kehuu URA Groupin aktiivista ja omatoimista otetta järjestelmän tarjoamien mahdollisuuksien tutkimisessa ja sisäistämisessä. Heti käyttöönoton jälkeen palavereita pidettiin tiiviimmin, minkä jälkeen säännöllisiä ylläpitokokouksia on pidetty suunnilleen kvartaaleittain. Lisäksi Qreformilta on käyty pitämässä URA Groupille koulutusta paikan päällä.

”Vuorovaikutus ja yhteistyö URA Groupin kanssa on ollut kaikkiaan hyvää. Yhteyttä on pidetty mukavan matalalla kynnyksellä”, Sarina toteaa.

Tällä hetkellä järjestelmää käyttää URA Groupilla ja sen sidosryhmillä reilu sata henkilöä. Työntekijöillä on keskeinen rooli turvallisuus- ja laatuhavaintoihin liittyvien ilmoitusten tekemisessä. Asiakaskohteiden perehdyttäjät puolestaan kuittaavat järjestelmään tehdyt suoritukset. Työnjohto käsittelee ilmoitukset ja reagoi niihin sekä hyväksyy perehdytykset.

Järjestelmää hyödynnetään myös uusien asiakaskohteiden aloituksessa, jolloin kohteelle tehdään riskikartoitus yhdessä työnjohtajien kanssa ja arvioidaan muun muassa taloudellista ja johtamiskyvykkyyttä sekä henkilöstöresurssien riittävyyttä. Lisäksi uusiin kohteisiin tehdään sata päivää -auditoinnit. Uutena kokonaisuutena käyttöön on otettu myös johdon katselmus.

Räätälöitävät raportit auttavat piirtämään kokonaiskuvan

Yhdeksi Regon parhaista puolista URA Groupilla on todettu kokonaiskuvan muodostuminen. Sen avulla on mahdollista seurata ylätasolta esimerkiksi havaintojen määrää ja käsittelyn etenemistä sekä tarkastella käytössä olevia osaamismatriiseja. Myös raporttipohjat on todettu käteviksi.

”Regon raporttitoiminnallisuudet ovat hyvät ja raportit ovat helposti saatavilla. Raporttipohjat on myös fiksusti toteutettu, sillä niitä saa räätälöityä omiin tarpeisiin”, Hukki toteaa.

URA Groupin liiketoimintamallin erityispiirteiden takia on myös ollut hyödyllistä, että Rego mahdollistaa muidenkin kuin omien työntekijöiden lisäämisen käsittelyprosesseihin.

”Saamme laitettua esimerkiksi riskienhallinnassa asiakkaalle sähköpostia asiasta, joka vaatii heiltä toimenpiteitä. Asiakas pääsee katsomaan kyseistä toimenpidettä ja kirjaamaan sen myös suoritetuksi”, Leppänen kertoo.

Tulevaisuudelle URA Groupin toiveissa on jatkaa liiketoiminnan kasvattamista nousujohteisella mutta maltillisella tahdilla ja hyödyntää Regon toiminnallisuuksia entistäkin laajemmin. Toiveita uusista toiminnallisuuksista välitetään myös aktiivisesti Qreformille, ja kehitystyötä jatketaan yhdessä.