Airpro: henkilöstön kelpoisuuksien hallinta on liiketoimintamme keskiössä

Kuvat: ©Airpro Oy

Airpro on Finavia-konserniin kuuluva yritys, joka tuottaa maahuolinta- ja matkustajapalveluja sekä lentoasema- ja logistiikkapalveluja ilmailualan tarpeisiin. Yrityksen henkilöstön kelpoisuuksien hallintaa ohjaa vahvasti lainsäädäntöön pohjautuva regulaatio, joka edellyttää systemaattista, luotettavaa ja tarkasti dokumentoitua pätevyyksien hallintaa. Marraskuusta 2023 lähtien Airpro on hoitanut pätevyyksien hallinnan Rego-järjestelmän avulla.

Laatu, turvallisuus ja riskienhallinta tulevat ilmailualalla aina ensin

Ilmailuala on yksi riskienhallintaan, laatuun ja turvallisuuteen vahvimmin panostavista toimialoista. Tämä johtuu sekä toimialan luonteesta että regulaation tiukasta ohjauksesta. Siksi ilmailu toimii monissa asioissa edelläkävijänä ja malliesimerkkinä muille toimialoille.

”Alaamme ohjaa vahvasti turvallisuuskeskeisyys, joka pitää sisällään muun muassa tarkkaan kuvatut työmenetelmät ja turvallisuusjohtamisen vaateet. Se kattaa käytännössä kaikki toimet, jotka mahdollistavat turvallisen ja laadukkaan tekemisen. Turvallisuuskeskeisyys näkyy myös turvatarkastustoiminnassamme”, kertoo Airpron Quality & Safety Manager Timo Venäläinen.

Henkilöstön kelpoisuuksien hallinnalla on ilmailualan riskienhallinnassa tärkeä rooli. Airpron lentokoneiden maahuolintapalveluiden Training & Process Manager ja omalla alueellaan pätevyyksienhallintajärjestelmästä vastaava Jani Nyberg kertoo pätevyyksien luovan pohjan yrityksen koko toiminnalle.

”Tämä vaatimus koskee meitä jo regulaationkin pohjalta, koska alallamme kaikki asiat ajatellaan riskienhallinnan kautta. Meidän on pystyttävä koska tahansa osoittamaan, mitkä pätevyydet ovat kenelläkin voimassa. Tässä meitä auttaa ajantasaisuuteen hyvä järjestelmä, joka ohjaa ja manageeraa näitä toimintoja ja josta löytyy myös tarvittavat hälytystoiminnallisuudet”, Nyberg kertoo.

Airpron turvatarkastuspalveluiden Training & Process Manager ja omalla alueellaan pätevyyksienhallintajärjestelmästä vastaava Olli-Pekka Hämäläinen komppaa.

”Pätevyyksien hallinta on hanskassa oikeastaan silloin, kun asiaan ei tarvitse kiinnittää ylimääräistä huomiota. Hyvän järjestelmän avulla pystymme hallinnoimaan asioita luotettavasti ja todentamaan pätevyyksien voimassaolon. Tärkeää on myös se, että henkilöstö itse pysyy kartalla omien pätevyyksiensä tilanteesta”, Hämäläinen toteaa.

Henkilöstön osaamisella ja pätevyyksillä on ilmailualalla keskeinen merkitys myös työvuorojen hallinnassa. Työvuorot on mahdollista paikoittaa vain luotettavan ja ajantasaisen, osaamisperusteisen tiedon perusteella.

”Jollei henkilöllä ole dokumentoitua kelpoisuutta tehtäväänsä, hänellä ei ole mitään asiaa operatiiviseen työhön. Umpeutunut pätevyys on meillä aina kriittinen poikkeama. Pätevyyksiin liittyvä toimintamme on myös jatkuvan valvonnan ja auditoinnin alla”, Venäläinen tiivistää.

Luotettavaa ja ennakoivaa pätevyyksien hallintaa

Regon pätevyyksien hallinnan toiminnallisuuksia käyttää Airprolla koko henkilöstö, noin 1 400 henkilöä. Airprolle on järjestelmässä keskeistä se, että loppukäyttäjillä eli työntekijöillä on loogiset näkymät omiin pätevyyksiinsä. Esihenkilöiden on puolestaan pystyttävä tarkistamaan koska tahansa oman tiiminsä ja ryhmänsä pätevyyksien tilanne. Lisäksi on oltava pääsy tarvittaviin vaatimuksiin ja todistuksiin.

”Esihenkilöillä on totta kai omat vastuunsa, mutta selkeällä järjestelmällä pystymme helpottamaan ja motivoimaan myös jokaista työntekijää pysymään kartalla omista pätevyyksistään”, Hämäläinen toteaa.

Tärkeä hyöty järjestelmästä on Airprolle myös ennakoitavuus ja tulevan suunnittelu – kelpoisuuksien hallinta kun on organisaatiossa varsin laaja kokonaisuus.

”Järjestelmän tiedot toimivat meillä pohjana seuraavan vuoden suunnittelulle. Ajantasainen tieto luo meille suoraan valmiin pohjan koulutuskalentereihin”, Hämäläinen kertoo.

Käyttäjälähtöisyyttä ja tulevaisuuden potentiaalia

Airpro valitsi pätevyyksien hallinnan ohjelmistoratkaisukseen Qreformin Regon vuonna 2023. Merkittäväksi tekijäksi päätöksessä nousi käyttäjälähtöisyys.

”Aloitimme yhteistyön ennen kaikkea järjestelmän käyttäjälähtöisyyden vuoksi – ja sen, miten järjestelmä ylipäätään toimii. Meitä viehätti Regon muokattavuus ja hyvällä tavalla yksinkertaisuus, sillä loppukäyttäjän pitää olla aina keskiössä. Myös koulutusta ja sparrausta on järjestynyt aina tarvittaessa”, Hämäläinen sanoo.

Airpro ja Qreform ovat myös kehittäneet järjestelmää yhdessä eteenpäin. Onnistuneeksi todettu ja EUROSAFETY-messuilla yleisön suosikkina palkittu esimerkki yhteisestä kehitystyöstä on Lue ja kuittaa -ratkaisu, joka kulkee Airpron kansainvälisessä organisaatiossa nimellä Read & Sign. Ratkaisulla voidaan varmistaa tärkeiden tietojen, muutosten ja toimintatapojen perillemeno henkilöstölle.

”On ollut loistava juttu, että olemme saaneet olla mukana järjestelmän kehittämisessä ja pystyneet vaikuttamaan meille tärkeisiin ominaisuuksiin”, Hämäläinen toteaa.

”Meillä nähdään Regossa myös erittäin paljon tulevaisuuden potentiaalia, esimerkiksi esihenkilöiden näkymiin liittyen. On hienoa, että saamme henkilöstöltä Regoon myös kehitysehdotuksia. Emme varmasti ole vielä mitanneet järjestelmästä kaikkea hyötyä ulos”, Nyberg jatkaa.

Samaa mieltä on myös Quality & Safety Manager Timo Venäläinen.

”Yhteistyö on toiminut kaikkiaan oikein hyvin. Qreform toimii hyvin asiakaslähtöisesti ja kommunikaatio toimii puolin ja toisin. Pidän siitä, että Qreform on aidosti kiinnostunut asiakkaan tarpeista ja antaa aidosti käyttöömme oman ammattitaitonsa ja näkemyksensä. Kertaakaan emme ole saaneet vastausta, etteikö kysymäämme asiaa voisi toteuttaa. Kyse on ollut vain siitä, miten se toteutetaan”, Venäläinen toteaa.