Airpro: Read & Sign -ratkaisu siirsi paperilta digiaikaan satoja tuhansia kuittauksia per vuosi

Kuvat: ©Airpro Oy

Ilmailualan asiantuntijaorganisaatio Airprolle täsmätarpeeseen kehitetty Read & Sign -ratkaisu on osoittautunut erittäin tehokkaaksi ja monipuoliseksi työkaluksi tiedon jakamiseen ja tiedon perillemenon varmistamiseen. Airprolla on laskettu, että ratkaisu on siirtänyt heillä satoja tuhansia paperikuittauksia digiaikaan.

”Mitä ei ole dokumentoitu, sitä ei ole olemassa”

Tarve Read & Signille – eli suomalaisittain Lue ja kuittaa -ratkaisulle – oli Airprolla aito. Kuittaukset valtavalle määrälle erilaisia tietoja, ohjeita, muutoksia ja toimintatapoja oli kerätty alkuvuoteen 2024 asti paperi ja kynä -tekniikalla. Tämä teki tiedon jakamisesta sekä kuittausten keräämisestä, dokumentoinnista ja seurannasta erittäin työlästä.

”Pahimmillaan tilanne oli se, että esihenkilöt juoksivat työntekijöiden perässä paperien kanssa puuttuvia kuittauksia haalien. Tämä ei ollut kenenkään kannalta järkevää työajan käyttöä”, toteaa Training & Process Manager Jani Nyberg.

Paine erilaisten kuittausten hankkimiseen ja reaaliaikaisuuteen tulee Airprolle sekä tiuhaan tahtiin eteen ilmaantuvista tiedotusasioista että ilmailualan tiukasta regulaatiosta. Kuittaukset eivät ole heille ”nice to have” -tason asia, vaan ehdoton välttämättömyys.

Yksi ratkaisun alkuperäisistä ideoijista ja kehittäjistä oli Airpron Quality & Safety Manager Timo Venäläinen.

”Jos auditoija pyytää meitä osoittamaan, että tietty työntekijä on tietoinen tietystä prosessista, meidän on pystyttävä todentamaan asia. Mitä ei ole dokumentoitu, sitä ei ole olemassa”, Venäläinen tiivistää.

Luotettavaa tietoa, ajansäästöä ja hyvät hakutoiminnallisuudet

Airpro hyödyntää Read & Sign -palvelua nyt organisaationlaajuisesti muun muassa operatiivisesti kriittisen tiedon ja työohjeiden jakamiseen sekä asiakkaiden, kuten lentoyhtiöiden, velvoittamaan turvallisuusviestintään. Käyttäjiä ovat kaikki Airpron noin 1 400 työntekijää.

Lisäksi yksittäisille lentoasemille on tarjottu mahdollisuus käyttää ratkaisua paikallisesti. Tähän mahdollisuuteen ovat monet myös tarttuneet.

”Osa asemistamme jakaa esimerkiksi viikkopalaverien pöytäkirjat luettavaksi Read & Sign -palvelun kautta. Mielestäni kertoo järjestelmän onnistumisesta, että sitä halutaan käyttää myös vapaaehtoisesti”, Venäläinen toteaa.

Aikaa säästyy nyt niin kuittausten keräämisessä kuin seurannassakin. Ihmisen ei tarvitse enää kulkea kuitattavan dokumentin luo, vaan dokumentti tulee ihmisen luo. Ilmoitukset ja muistutukset puuttuvista kuittauksista saadaan lähtemään automaattisesti ennalta sovituin aikavälein.

Ratkaisun vahvuutena ovat myös luotettavan ja ajantasaisen tiedon monipuoliset hakutoiminnallisuudet eri käyttötarpeisiin: esimerkiksi asiakkaille dokumenttikohtaisesti, esihenkilölle työntekijäkohtaisesti ja työntekijälle omien kuittausten osalta.

”Lopputulos ylitti oikeastaan odotuksemme. Ajatus oli jalkauttaa ratkaisu organisaation sisällä hallitusti pidemmällä aikavälillä, mutta käyttöönotto lähti menemään heti ensimmäisillä testiasemilla niin hyvin, että aikaistimme sitä reilulla kuukaudella. Kaikki toimii todella hienosti ja käyttäjäpalautteet ovat olleet käsittämättömän hyviä”, Venäläinen iloitsee.

Rego on iso osa Airpron digiekosysteemiä

Ilmailuala toimii monessa riskienhallintaan liittyvässä asiassa edelläkävijänä, ja myös Airpro ottaa mielellään suunnannäyttäjän roolin. Yrityksen tahtotilana on laajentaa myös digitaalisuutta entisestään yritystoiminnan eri osa-alueilla.

Yhteistyö jatkuu tiiviinä myös Qreformin kanssa. Regoon on keskustelun alla uusia yhteiskehityssuunnitelmia, ja Read & Sign -palveluunkin on jo muutama seuraava jatkokehitysaskel työlistalla.

”Rego on iso osa Airpron digiekosysteemiä. Arvostamme hyvää yhteistyötä Qreformin kanssa ja järjestelmän monipuolista potentiaalia myös tulevaisuuteen”, Nyberg toteaa.

”Meillä oli Read & Signin kehityksessä koolla todella hyvä tiimi, mutta ilman Qreformia lopputuloksesta ei olisi tullut näin menestyksekäs. Etenkin Qreformin Tommi Leppäsen panos oli todella tärkeä, hänen ideansa ja kokemuksensa turvallisuudenhallinnasta olivat lopputuloksen kannalta merkittävät. Olemme todella tyytyväisiä”, Venäläinen kiittelee.