Qreform Oy:n vastuullisuusohjelma

Qreform Oy:n vastuullisuusohjelma

1. Yleistä

Qreform Oy on noin 25 henkilön SaaS-ohjelmistoyhtiö. Vastuullisuusohjelma kuvaa yhtiön ympäristövastuun, sosiaalisen vastuun ja hyvän hallintotavan periaatteet sekä niiden toteutuksen ja seurannan. Ohjelma on mitoitettu yhtiön kokoon, toiminnan luonteeseen ja tunnistettuihin vaikutuksiin. Yhtiö noudattaa soveltuvaa lainsäädäntöä ja sopimusvelvoitteitaan.

Qreformilla ei tällä hetkellä ole ISO 14001 -sertifioitua ympäristöjärjestelmää. ISO 14001:n periaatteita ja ISO 26000:n yhteiskuntavastuun ohjeita hyödynnetään soveltuvin osin toiminnan kehittämisen tukena. ISO 26000 on ohjestandardi, jonka perusteella ei voi sertifioitua. Tämä ohjelma ei ole vakuutus standardien kaikkien vaatimusten täyttämisestä, vaan asiakkaiden mahdolliset erityisvaatimukset arvioidaan aina erikseen.

2. Ympäristöohjelma

Qreformin ympäristötyössä keskitytään pilviresurssien tarkoituksenmukaiseen käyttöön, työlaitteiden elinkaareen, hankintoihin ja matkustamiseen. Toimenpiteissä huomioidaan tietoturva, palvelun toimintavarmuus ja työn sujuvuus.

Ohjelman omistajana ja ympäristövastaavana toimii toimitusjohtaja. Hän vastaa ohjelman ylläpidosta ja vuosittaisesta käsittelystä johdon ja henkilöstön kanssa. Tiimien vastuuhenkilöt toteuttavat sovitut toimet omilla vastuualueillaan.

Tavoitealue
Käytännön toteutus
Seuranta
Jätteen vähentäminen Suositaan digitaalisia aineistoja ja sähköistä hyväksyntää. Vältetään tarpeettomia tulosteita ja kertakäyttöisiä toimistotarvikkeita. Hankintakäytäntö tarkistetaan vuosittain; erillistä tulosteiden määrälaskentaa ei tehdä.
Energiatehokkuus Pilviresursseja mitoitetaan tarpeen mukaan ja tarpeettomia resursseja poistetaan. Työlaitteissa suositaan energiatehokkaita asetuksia. Tekninen tiimi tarkistaa tarpeettomat pilviresurssit kahdesti vuodessa osana normaalia ylläpitoa.
Laitteiden elinkaari Laitteiden käyttöikää pidennetään tietoturvan ja työn sujuvuuden sallimissa rajoissa. Poistettavien laitteiden tiedot poistetaan turvallisesti ja laitteet kierrätetään asianmukaisesti. Tietojen poistaminen ja laitteen luovutus tai kierrätys kirjataan laiterekisteriin tai poistotositteeseen.
Tavoitealue
Käytännön toteutus
Seuranta
Matkustaminen Hyödynnetään etätyötä ja etäkokouksia. Matkustetaan työtehtävien ja asiakastarpeiden perusteella ja suositaan tarkoituksenmukaisia vähäpäästöisiä vaihtoehtoja. Matkustuskäytäntöjä arvioidaan vuosittain.
Henkilöstön osaaminen Ympäristövastuun periaatteet käsitellään perehdytyksessä ja olennaisista muutoksista viestitään henkilöstölle. Perehdytys kirjataan tarkistuslistaan.
Vastuulliset hankinnat Ympäristönäkökohdat huomioidaan olennaisissa laite- ja palveluhankinnoissa muiden valintaperusteiden rinnalla. Keskeisten toimittajien vastuullisuutta arvioidaan valinnan ja olennaisten muutosten yhteydessä.

Ympäristötoimien toteutuminen arvioidaan vuosittain. Päästövähennyksiä ei esitetä todennettuina ilman riittäviä lähtötietoja ja laskentaa.

3. Sosiaalisen vastuun toimintaperiaatteet

Qreform huomioi sosiaaliset näkökohdat osana johtamista, työnantajavelvoitteita, asiakastyötä ja yhteistyötä sidosryhmien kanssa. Toiminta perustuu soveltuvaan suomalaiseen lainsäädäntöön, hyvään työelämäkäytäntöön sekä asialliseen ja yhdenvertaiseen kohteluun.

Osa-alue
Qreformin toimintatapa
a) Hallintotapa Pääprosesseille ja tehtäville määritellään vastuut. Toimintaa seurataan johdon ja tiimien kokouksissa sekä palautteiden ja poikkeamien käsittelyssä. Vastuullisuusohjelma liitetään yhteiseen johtamisjärjestelmään.
b) Ihmisoikeudet Qreform kunnioittaa ihmisarvoa, yhdenvertaisuutta ja syrjimättömyyttä eikä hyväksy häirintää, pakkotyötä tai lapsityövoimaa. Samojen periaatteiden noudattamista edellytetään kumppaneilta. Arvioinnin ja seurannan laajuus suhteutetaan toimittajan merkitykseen ja riskeihin.
c) Työelämä ja hyvinvointi Noudatetaan työnantajavelvoitteita ja huolehditaan perehdytyksestä ja osaamisesta. Työkuormitusta, palautumista ja etätyön ergonomiaa käsitellään esihenkilökeskusteluissa. Havaittuihin ongelmiin sovitaan toimet ja seuranta.
d) Rehellinen liiketoiminta Toimitaan rehellisesti ja sopimuksia noudattaen. Epäasiallisia etuja ei tarjota eikä hyväksytä. Päätöksentekoon vaikuttavat eturistiriidat ilmoitetaan esihenkilölle tai toimitusjohtajalle ja ratkaistaan ennen päätöstä.
e) Asiakas- ja käyttäjävastuu Asiakkaita ja loppukäyttäjiä kohdellaan vastuullisesti. Palveluissa kehitetään käytettävyyttä ja saavutettavuutta ja huolehditaan dokumentoinnista, asiakaspalvelusta sekä palautteiden käsittelystä.
f) Yhteiskunnallinen vaikutus Qreform tarjoaa turvallisuuden, laadun, riskien ja osaamisen hallintaa tukevia palveluita. Palveluita kehitetään yhdessä asiakkaiden, kumppaneiden ja henkilöstön kanssa. Vaikutuksista viestitään todennettavien tietojen perusteella.

Tietosuoja, tietoturva ja palvelun jatkuvuus ovat Qreformin vastuullisuuden keskeisiä osa-alueita. Niitä toteutetaan erillisten ohjeiden, vastuiden ja menettelyjen mukaisesti. Asiakastietoja käsitellään hyväksytyissä ratkaisuissa ja sovittuihin tarkoituksiin. Tekoälyn tuotoksia arvioidaan käyttötarkoituksen mukaan ja päätösvastuu säilyy pääosin ihmisellä.

4. Yhdenvertaisuuden edistäminen

Qreform arvioi ja edistää yhdenvertaisuutta osana johtamista ja henkilöstökäytäntöjä. Arvioinnissa hyödynnetään henkilöstön palautetta ja tarkastellaan rekrytoinnin, työnjaon ja osaamisen kehittämisen käytäntöjä.

Tavoitteena on, että rekrytointi, perehdytys, työnjako, osaamisen kehittäminen, uralla eteneminen ja päivittäinen yhteistyö perustuvat osaamiseen, tehtävän vaatimuksiin ja asialliseen kohteluun ilman syrjintää.

Qreformin toimintaa ohjaavat seuraavat periaatteet:

  • Edistämme yhdenvertaisuutta rekrytoinnissa, perehdytyksessä ja esihenkilötyössä.
  • Puutumme epäasialliseen kohteluun, syrjintään ja häirintään viivytyksettä.
  • Suosimme joustavia työjärjestelyjä, selkeää viestintää ja saavutettavia työskentelytapoja työn vaatimukset ja henkilöstön tarpeet huomioiden.
  • Käsittelemme henkilöstön palautteen ja kehitämme toimintatapojamme sen pohjalta osana päivittäistä johtamista.

Näillä käytännöillä edistetään yhdenvertaisuutta. Niiden toimivuutta arvioidaan henkilöstön kanssa vähintään vuosittain. Henkilöstömäärän kehitystä seurataan: kun palveluksessa on säännöllisesti vähintään 30 henkilöä, laaditaan myös lain edellyttämä yhdenvertaisuussuunnitelma.

Epäasiallisesta toiminnasta voi ilmoittaa esihenkilölle tai toimitusjohtajalle. Johto nimeää ja tiedottaa henkilöstölle vaihtoehtoisen vastaanottajan ennen ohjelman käyttöönottoa tilanteisiin, joissa asia koskee toimitusjohtajaa tai omaa esihenkilöä. Asiat käsitellään luottamuksellisesti, tarpeettomia henkilötietoja keräämättä, eikä vilpittömästä ilmoittamisesta hyväksytä vastatoimia.

5. Toteutus ja katselmointi

  • Ohjelma käsitellään vähintään kerran vuodessa sekä olennaisten muutosten yhteydessä osana johdon katselmointia. Keskeiset havainnot käydään läpi henkilöstön kanssa.
  • Katselmoinnissa tarkistetaan perehdytys, henkilöstön hyvinvointi ja yhdenvertaisuus, laitteiden poistot, pilviresurssit sekä matkustus- ja toimittajakäytännöt. Seurannassa käytetään olemassa olevia kirjauksia ja palautteita.
  • Havainnot ja päätökset kirjataan lyhyeen muistioon. Kehittämistoimille nimetään vastuuhenkilö ja määräaika, ja toteutumista seurataan Regossa. Erillistä vastuullisuusraporttia ei laadita.

1. Yleistä

Qreform Oy on noin 25 henkilön SaaS-ohjelmistoyhtiö. Vastuullisuusohjelma kuvaa yhtiön ympäristövastuun, sosiaalisen vastuun ja hyvän hallintotavan periaatteet sekä niiden toteutuksen ja seurannan. Ohjelma on mitoitettu yhtiön kokoon, toiminnan luonteeseen ja tunnistettuihin vaikutuksiin. Yhtiö noudattaa soveltuvaa lainsäädäntöä ja sopimusvelvoitteitaan.

Qreformilla ei tällä hetkellä ole ISO 14001 -sertifioitua ympäristöjärjestelmää. ISO 14001:n periaatteita ja ISO 26000:n yhteiskuntavastuun ohjeita hyödynnetään soveltuvin osin toiminnan kehittämisen tukena. ISO 26000 on ohjestandardi, jonka perusteella ei voi sertifioitua. Tämä ohjelma ei ole vakuutus standardien kaikkien vaatimusten täyttämisestä, vaan asiakkaiden mahdolliset erityisvaatimukset arvioidaan aina erikseen.

2. Ympäristöohjelma

Qreformin ympäristötyössä keskitytään pilviresurssien tarkoituksenmukaiseen käyttöön, työlaitteiden elinkaareen, hankintoihin ja matkustamiseen. Toimenpiteissä huomioidaan tietoturva, palvelun toimintavarmuus ja työn sujuvuus.

Ohjelman omistajana ja ympäristövastaavana toimii toimitusjohtaja. Hän vastaa ohjelman ylläpidosta ja vuosittaisesta käsittelystä johdon ja henkilöstön kanssa. Tiimien vastuuhenkilöt toteuttavat sovitut toimet omilla vastuualueillaan.

Tavoitealue
Käytännön toteutus
Seuranta
Jätteen vähentäminen Suositaan digitaalisia aineistoja ja sähköistä hyväksyntää. Vältetään tarpeettomia tulosteita ja kertakäyttöisiä toimistotarvikkeita. Hankintakäytäntö tarkistetaan vuosittain; erillistä tulosteiden määrälaskentaa ei tehdä.
Energiatehokkuus Pilviresursseja mitoitetaan tarpeen mukaan ja tarpeettomia resursseja poistetaan. Työlaitteissa suositaan energiatehokkaita asetuksia. Tekninen tiimi tarkistaa tarpeettomat pilviresurssit kahdesti vuodessa osana normaalia ylläpitoa.
Laitteiden elinkaari Laitteiden käyttöikää pidennetään tietoturvan ja työn sujuvuuden sallimissa rajoissa. Poistettavien laitteiden tiedot poistetaan turvallisesti ja laitteet kierrätetään asianmukaisesti. Tietojen poistaminen ja laitteen luovutus tai kierrätys kirjataan laiterekisteriin tai poistotositteeseen.
Tavoitealue
Käytännön toteutus
Seuranta
Matkustaminen Hyödynnetään etätyötä ja etäkokouksia. Matkustetaan työtehtävien ja asiakastarpeiden perusteella ja suositaan tarkoituksenmukaisia vähäpäästöisiä vaihtoehtoja. Matkustuskäytäntöjä arvioidaan vuosittain.
Henkilöstön osaaminen Ympäristövastuun periaatteet käsitellään perehdytyksessä ja olennaisista muutoksista viestitään henkilöstölle. Perehdytys kirjataan tarkistuslistaan.
Vastuulliset hankinnat Ympäristönäkökohdat huomioidaan olennaisissa laite- ja palveluhankinnoissa muiden valintaperusteiden rinnalla. Keskeisten toimittajien vastuullisuutta arvioidaan valinnan ja olennaisten muutosten yhteydessä.

Ympäristötoimien toteutuminen arvioidaan vuosittain. Päästövähennyksiä ei esitetä todennettuina ilman riittäviä lähtötietoja ja laskentaa.

3. Sosiaalisen vastuun toimintaperiaatteet

Qreform huomioi sosiaaliset näkökohdat osana johtamista, työnantajavelvoitteita, asiakastyötä ja yhteistyötä sidosryhmien kanssa. Toiminta perustuu soveltuvaan suomalaiseen lainsäädäntöön, hyvään työelämäkäytäntöön sekä asialliseen ja yhdenvertaiseen kohteluun.

Osa-alue
Qreformin toimintatapa
a) Hallintotapa Pääprosesseille ja tehtäville määritellään vastuut. Toimintaa seurataan johdon ja tiimien kokouksissa sekä palautteiden ja poikkeamien käsittelyssä. Vastuullisuusohjelma liitetään yhteiseen johtamisjärjestelmään.
b) Ihmisoikeudet Qreform kunnioittaa ihmisarvoa, yhdenvertaisuutta ja syrjimättömyyttä eikä hyväksy häirintää, pakkotyötä tai lapsityövoimaa. Samojen periaatteiden noudattamista edellytetään kumppaneilta. Arvioinnin ja seurannan laajuus suhteutetaan toimittajan merkitykseen ja riskeihin.
c) Työelämä ja hyvinvointi Noudatetaan työnantajavelvoitteita ja huolehditaan perehdytyksestä ja osaamisesta. Työkuormitusta, palautumista ja etätyön ergonomiaa käsitellään esihenkilökeskusteluissa. Havaittuihin ongelmiin sovitaan toimet ja seuranta.
d) Rehellinen liiketoiminta Toimitaan rehellisesti ja sopimuksia noudattaen. Epäasiallisia etuja ei tarjota eikä hyväksytä. Päätöksentekoon vaikuttavat eturistiriidat ilmoitetaan esihenkilölle tai toimitusjohtajalle ja ratkaistaan ennen päätöstä.
e) Asiakas- ja käyttäjävastuu Asiakkaita ja loppukäyttäjiä kohdellaan vastuullisesti. Palveluissa kehitetään käytettävyyttä ja saavutettavuutta ja huolehditaan dokumentoinnista, asiakaspalvelusta sekä palautteiden käsittelystä.
f) Yhteiskunnallinen vaikutus Qreform tarjoaa turvallisuuden, laadun, riskien ja osaamisen hallintaa tukevia palveluita. Palveluita kehitetään yhdessä asiakkaiden, kumppaneiden ja henkilöstön kanssa. Vaikutuksista viestitään todennettavien tietojen perusteella.

Tietosuoja, tietoturva ja palvelun jatkuvuus ovat Qreformin vastuullisuuden keskeisiä osa-alueita. Niitä toteutetaan erillisten ohjeiden, vastuiden ja menettelyjen mukaisesti. Asiakastietoja käsitellään hyväksytyissä ratkaisuissa ja sovittuihin tarkoituksiin. Tekoälyn tuotoksia arvioidaan käyttötarkoituksen mukaan ja päätösvastuu säilyy pääosin ihmisellä.

4. Yhdenvertaisuuden edistäminen

Qreform arvioi ja edistää yhdenvertaisuutta osana johtamista ja henkilöstökäytäntöjä. Arvioinnissa hyödynnetään henkilöstön palautetta ja tarkastellaan rekrytoinnin, työnjaon ja osaamisen kehittämisen käytäntöjä.

Tavoitteena on, että rekrytointi, perehdytys, työnjako, osaamisen kehittäminen, uralla eteneminen ja päivittäinen yhteistyö perustuvat osaamiseen, tehtävän vaatimuksiin ja asialliseen kohteluun ilman syrjintää.

Qreformin toimintaa ohjaavat seuraavat periaatteet:

  • Edistämme yhdenvertaisuutta rekrytoinnissa, perehdytyksessä ja esihenkilötyössä.
  • Puutumme epäasialliseen kohteluun, syrjintään ja häirintään viivytyksettä.
  • Suosimme joustavia työjärjestelyjä, selkeää viestintää ja saavutettavia työskentelytapoja työn vaatimukset ja henkilöstön tarpeet huomioiden.
  • Käsittelemme henkilöstön palautteen ja kehitämme toimintatapojamme sen pohjalta osana päivittäistä johtamista.

Näillä käytännöillä edistetään yhdenvertaisuutta. Niiden toimivuutta arvioidaan henkilöstön kanssa vähintään vuosittain. Henkilöstömäärän kehitystä seurataan: kun palveluksessa on säännöllisesti vähintään 30 henkilöä, laaditaan myös lain edellyttämä yhdenvertaisuussuunnitelma.

Epäasiallisesta toiminnasta voi ilmoittaa esihenkilölle tai toimitusjohtajalle. Johto nimeää ja tiedottaa henkilöstölle vaihtoehtoisen vastaanottajan ennen ohjelman käyttöönottoa tilanteisiin, joissa asia koskee toimitusjohtajaa tai omaa esihenkilöä. Asiat käsitellään luottamuksellisesti, tarpeettomia henkilötietoja keräämättä, eikä vilpittömästä ilmoittamisesta hyväksytä vastatoimia.

5. Toteutus ja katselmointi

  • Ohjelma käsitellään vähintään kerran vuodessa sekä olennaisten muutosten yhteydessä osana johdon katselmointia. Keskeiset havainnot käydään läpi henkilöstön kanssa.
  • Katselmoinnissa tarkistetaan perehdytys, henkilöstön hyvinvointi ja yhdenvertaisuus, laitteiden poistot, pilviresurssit sekä matkustus- ja toimittajakäytännöt. Seurannassa käytetään olemassa olevia kirjauksia ja palautteita.
  • Havainnot ja päätökset kirjataan lyhyeen muistioon. Kehittämistoimille nimetään vastuuhenkilö ja määräaika, ja toteutumista seurataan Regossa. Erillistä vastuullisuusraporttia ei laadita.