Mikä on henkilöstön osaamisen rooli turvallisuuden ja laadun varmistajana?

Laadusta ja turvallisuudesta puhutaan organisaatioissa paljon, mutta vähemmälle huomiolle jää henkilöstön osaamisen merkitys niille. Osaamisen systemaattinen hallinta auttaa varmistamaan, että henkilöstö pystyy täyttämään tärkeän roolinsa niin riskien tunnistamisessa, analysoinnissa, estämisessä kuin vaikutusten minimoinnissakin. 

Henkilöstöllä on avainrooli laadun ja turvallisuuden varmistamisessa

Laadun ja turvallisuuden merkitys organisaation toiminnan pohjana ja jatkuvuuden mahdollistajana tunnistetaan kaikilla toimialoilla yleensä hyvin. Jos laadussa tai turvallisuudessa on puutteita, seurausten tiedetään näkyvän todennäköisesti niin organisaation henkilöstölle, asiakkaille kuin sidosryhmillekin – joko lyhyellä tai pitkällä aikavälillä, suoraan tai välillisesti.

Jostain syystä on kuitenkin myös niin, että laadun ja turvallisuuden varmistamiseksi tehdään kyllä monenlaisia toimia, mutta henkilöstön osaamisen jatkuva varmistaminen ja kehittäminen jää liian vähälle huomiolle. On tutkittua faktaa, että henkilöstön osaaminen on yksi merkittävimmistä organisaation turvallisuuteen ja laatuun vaikuttavista tekijöistä. Osaava henkilöstö pystyy tunnistamaan ja analysoimaan laatuun ja turvallisuuteen liittyviä riskejä, toimimaan niiden estämiseksi ja – mikäli poikkeustilanne silti toteutuisi – minimoimaan vaikutuksia.

Organisaation tehtävänä on luoda toimintatavat, rakenteet ja tavoitteet

Henkilöstön osaamisen hallinnassa on tärkeää muistaa, että työhönottotilanteessa kertaalleen todettu ja ylös kirjattu osaaminen ei riitä. Me ihmiset muutumme, kehitymme ja opimme jatkuvasti – mutta inhimillisesti myös unohdamme. Yksi riskin paikka laadun ja turvallisuuden hallinnassa onkin se, että henkilöstön osaaminen on kunnossa ”paperilla”, mutta käytännössä se on puutteellista tai vanhentunutta. Osaamisen varmistamiseen onkin suhtauduttava ennen kaikkea jatkuvana ja systemaattisena työnä.

Turvallisuuteen ja laatuun liittyvät tavoitteet ja painotukset voivat vaihdella merkittävästi organisaatiosta ja toimialasta toiseen. Rakennusalan yrityksille yksi keskeinen asia on työmaaturvallisuus, toimistotyöläisille ergonomia ja työssä jaksaminen, lääkefirmoille lopputuotteen turvallisuus. Painotukset riippuvat myös riskien tyypistä: onko vaakalaudalla ihmisten terveys ja hyvinvointi, lopputuotteen laatu ja turvallisuus, fyysinen omaisuus, ympäristö, organisaation maine vai kenties useamman tekijän yhdistelmä.

Riippumatta siitä, mitkä oman organisaation ja toimialan tarkat turvallisuus- ja laatupainotukset ovat, johdon tehtävänä on varmistaa laatu- ja turvallisuustyön mahdollistavat toimintatavat, rakenteet ja tavoitteet. Tärkeänä elementtinä tässä työssä on henkilöstön osaamisen varmistaminen: onko jokaisessa työvuorossa riittävästi ajantasaista osaamista turvallisen ja laadukkaan työn takaamiseen.

Vaihtelu on elämässä hyväksi, laadussa ja turvallisuudessa ei niinkään

Laatu- ja turvallisuuspoikkeamat ovat useimmiten seurausta monen epäonnisen tapahtuman yhteissummasta. Jos edessä häilyvä riski jää osaavan ja terävästi toimivan henkilöstön haaviin missä tahansa vaiheessa ennen riskin toteutumista, tapaturma, laatuvirhe tai muu kyseessä oleva vahinko pystytään todennäköisesti välttämään.

Tietyssä roolissa työskentelevien henkilöiden osaamisen on siksikin oltava keskenään tasavertaista ja yhteneväistä. Muussa tapauksessa laadun ja turvallisuuden toteutuminen jää organisaatiossa henkilöriippuvaiseksi ja sattuman varaan. Elämässä on mukava olla vaihtelua, laadun ja turvallisuuden varmistamisessa ei niinkään.

Osaamisen yhdenmukaisuuteen ja vähintäänkin minimitason täyttymiseen on siksi kiinnitettävä huomiota jokaisen työntekijän kohdalla. Erityisen vahvasti tämä tavoite on läsnä yrityskauppojen kaltaisissa taitekohdissa, joissa liitetään yhteen erilaisia organisaatiokulttuureja, turvallisuuskäytäntöjä ja laatukriteerejä.

Sama koskee kuitenkin myös yksittäisiä rekrytointeja ja perehdytyksiä sekä koko olemassa olevaa henkilöstöä. Jos työntekijöillä on ollut eri työhönopastajat eikä yhteisiä osaamisvaatimuksia ole koskaan asetettu ja määritelty, osaaminen eri henkilöiden välillä eroaa väistämättä toisistaan. Siksi osaamisen jatkuvaan ja johdonmukaiseen hallintaan tähtäävät osaamisen ylläpito-ohjelmat palvelevat organisaatioissa oivallisesti myös laatuun ja turvallisuuteen liittyviä tavoitteita.

Blogisarjamme etenee seuraavaksi viidenteen eli viimeiseen osaan, jossa käsitellään jatkuvaa parantamista osana organisaation kehittymistä.

Kirjoittaja Tommi Leppänen on Qreformin johtava konsultti. Tommi vetää Qreformilla asiakaskokemustiimiä ja on kerryttänyt aiempaa kokemusta HSEQ-kentästä monipuolisissa työtehtävissä niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Tommin erityisosaamisaluetta on osaamisen hallinta, jossa hän pitää tärkeänä niin liiketoiminnan näkökulmaa kuin myös turvallisuutta ja työhyvinvointia. Vapaa-ajalla Tommi seuraa osaamisen kehittymistä mm. jälkikasvun sellonsoittoharrastuksen parissa.