Mitä hyötyä organisaatiolle on pätevyyksien ja osaamisen kokonaiskuvasta?

Osaamisen kokonaiskuva tuntuu monessa organisaatiossa liukkaalta saippualta, josta on vaikea saada kunnollista otetta, ja vaikka sen saisikin hetkellisesti haltuun, kohta se jo lipeää käsistä. Miten organisaation osaamista ja pätevyyksiä voidaan hallita systemaattisesti niin, että hallussa on aina todenmukainen tilannekuva ja myös hyvä näkemys tulevista haasteista? Mitä suoria ja välillisiä hyötyjä kokonaiskuvan hallinnasta ylipäätään on?

Organisaatiossa vallitseva osaamis- ja pätevyystilanne on asia, josta esihenkilöillä ja hyvässä tapauksessa johdollakin on yleensä jonkinlainen käsitys ilman systemaattista prosessiakin – varsinkin pienemmissä organisaatioissa. Mutu-tuntuman oikeellisuus, kattavuus ja ajantasaisuus voi kuitenkin vaihdella. Erityisen vahvasti tarve osaamisen järjestelmälliseen ja suunnitelmalliseen hallintaan korostuu henkilöstön kasvaessa ja vaihtuessa, liiketoiminnan monimuotoistuessa ja teknologioiden kehittyessä.

Tämä blogiteksti avaa viisiosaisen artikkelisarjan, jossa kerromme osaamisen hallinnan perusperiaatteista, haasteista, mahdollisuuksista ja työkaluista. Annamme myös vinkkejä siihen, mitä asioita oman organisaation osaamisen hallinnan haltuunotossa tulisi huomioida. Tässä ensimmäisessä osassa kerromme, mitä hyötyä organisaatio voi saada osaamisen ja pätevyyksien kokonaiskuvasta.

Pikavoittoja emme voi luvata, sillä tulokset syntyvät tässä asiassa aina järjestelmällisen, suunnitelmallisen ja pitkäjänteisen työn takaa. Palkinto on kuitenkin vaivan arvoinen: panostus henkilöstön osaamisen varmistamiseen on edellytys turvalliselle työskentelylle, minkä lisäksi se helpottaa käytännön työjärjestelyjä, parantaa työrauhaa ja työviihtyvyyttä sekä tukee kannattavan liiketoiminnan ylläpitämistä ja kehittämistä.

Osaamisen kokonaiskuva paljastaa organisaation kyvykkyyden turvalliseen ja tehokkaaseen liiketoimintaan

Osaavat ja pätevät ihmiset ovat organisaation tärkein voimavara. Siksi on kriittisen tärkeää varmistaa, että henkilöstöllä on selkeät tavoitteet ja parhaat mahdolliset edellytykset saavuttaa nämä tavoitteet. Silloin myös organisaatiolla kokonaisuudessaan on mahdollisuus menestyä.

Organisaation koosta ja toimialasta riippumatta ymmärrys osaamisen nykytilasta ja kehittymisestä kertoo, millainen on organisaation kyvykkyys toimia turvallisesti ja täyttää liiketoiminnalle asetetut tavoitteet.

Liiketoiminnan tavoitteet sen sijaan vaihtelevat eri toimialoilla ja eri yrityksissä, joten myös osaamistarpeiden painopisteet ja tyypilliset pullonkaulat vaihtelevat. Osaamistarve vaihtelee myös sen mukaan, vaativatko työtehtävät lakisääteisesti tietynlaista pätevyyttä tai onko tietynlainen osaaminen muista syistä välttämätöntä tietyn työtehtävän hoitamiseen. Monet taidot voivat myös olla organisaation tavoitteiden kannalta kriittisen tärkeitä, vaikkei niihin liittyisikään muodollista pätevyysvaatimusta.

Organisaatiossa vallitseva osaamis- ja pätevyystilanne on näkyvästi ja jatkuvasti esillä erityisesti esihenkilöiden työpöydillä, koska se vaikuttaa jokapäiväisiin käytännön työjärjestelyihin. Tilanteen pitäisi kuitenkin kiinnostaa aidosti myös johtotasolla: turvallisen ja tehokkaan liiketoiminnan johtaminen ei nimittäin ole mahdollista, jos organisaatiossa ei ole riittävästi osaamista tai osaaminen ei ole oikeanlaista. Tilannekuva auttaa ymmärtämään paitsi nykyhetkeä myös ennakoimaan tulevia pullonkauloja ja osaamistarpeita.

Mitä tapahtuu, jos osaaminen ei ole hallinnassa?

Silloin kun organisaatiossa ei ole käytössä systemaattisia osaamisen hallinnan prosesseja, on hyvin yleistä, että asioiden oletetaan olevan kunnossa tai vastauksia tiettyihin perustavanlaatuisiin kysymyksiin ei löydetä helposti tai ollenkaan. Tällaisia kysymyksiä voivat olla esimerkiksi:

• Monellako työntekijällämme on tehtävän X suorittamiseen vaadittava pätevyys ja osaaminen?
• Moniko tämän pätevyysvaatimuksen virallisesti täyttävä työntekijä tuntee osaavansa tehtävän suorittamisen riittävällä tasolla?
• Onko heidät koulutettu ja osaaminen varmennettu yhdenmukaisesti?
• Mikä on organisaatiomme osaamisen ja pätevyyksien nykytila kokonaisuutena?

Kun keskustelemme asiakkaiden kanssa osaamisen ja pätevyyksien hallinnasta, vastaus moneen tämäntyyppiseen peruskysymykseen on joko ”En tiedä” tai ”En ole ihan varma”. Tyypillinen tilanne on se, että osaamiseen liittyviä tietoja on kerättynä useampaan eri paikkaan useamman eri henkilön toimesta. Tällöin kokonaiskuvan kokoaminen vaatii moneen Excel-taulukkoon tai vihkoseen kerättyjen tietojen läpikäyntiä. Usein nämä tiedot eivät myöskään ole ajantasaisia, tai ne voivat olla henkilöriippuvaisia – esihenkilön vaihtaessa työpaikkaa tiedot eivät olekaan enää kenenkään hallussa.