Esihenkilö, oletko kartalla työntekijöidesi osaamisesta ja pätevyyksistä?

Hyvinvointialueiden valmistelu on täydessä vauhdissa ja monella alueella henkilöstö on uuden edessä, kun siirrytään uuden työnantajan palvelukseen ja organisaatiorakennekin muuttuu. Tämä tietää muutoksia johtamisrakenteeseen, kun monella esihenkilöllä, päälliköllä ja johtajalla vaihtuu henkilöstö. Usealla työntekijällä vaihtuu esihenkilö ja työyhteisön rakennekin voi muuttua paljon, kun lähiesihenkilö ei välttämättä olekaan enää samassa kaupungissa tai kunnassa. Saman toimintayksikön työntekijät saattavat myös työskennellä maantieteellisesti laajalla alueella. Muutos asettaa ison haasteen esihenkilöille siihen, kuinka he seuraavat ja varmistavat työntekijöidensä osaamisia ja pätevyyksiä.

Koulutuksen ja osaamisen seuranta tulisi tehdä näkyväksi

Hyvinvointialueiden tavoitteena on, että alueella on riittävästi osaavaa ja ammattitaitoista henkilöstöä. Osaamista tulee johtaa ja seurata, joten koko alueella kaikissa vastaavissa työtehtävissä yhteneväisistä osaamisvaatimuksista huolehtiminen on tärkeää. Henkilöstön osaamisen kartoittaminen ja osaamisvaatimusten yhtenäistäminen ei ole tässä muutostyössä etusijalla, mutta jossain vaiheessa tämäkin tulee tehdä ja esihenkilöiden tulee ottaa työntekijöidensä osaaminen haltuun.

Tieto ja osaaminen ovat organisaation menestystekijöitä. Tämä kyllä tiedetään ja haasteena ei olekaan se, etteikö työntekijöitä edes jollain tasolla perehdytettäisi ja koulutettaisi. Puhe osaamisen johtamisesta, kehittämisestä, varmistamisesta, kartoittamisesta ja osaavasta henkilöstöstä herättää kuitenkin paljon kysymyksiä käytännön toteutuksen kannalta. Miten perehdytysprosessi saadaan näkyväksi? Kuinka varmistetaan osaamisvaatimusten yhdenmukaisuus? Pitäisikö osaaminen, sen sisältö ja yhdenmukaiset vaatimukset sekä varmistaminen pystyä myös aukottomasti toteamaan? Kuinka osaamisesta, sen sisällöstä ja sen varmistamisesta pidetään kirjaa?

HR-järjestelmistä saatava tieto ei riitä esihenkilöille arjessa osaamisen johtamiseen

Esihenkilöiden tehtävänä on tarkistaa ja varmistaa, että jokaisella ammattihenkilöllä on tehtävän vaatima koulutus ja osaaminen sekä riittävät tiedot ja taidot työtehtävien turvalliseen ja hyvään suorittamiseen. Erityisesti asiakas- ja potilasturvallisuuden näkökulmasta osaamisen varmistaminen on oleellista lääkehoidon, lääkinnällisten laitteiden käytön sekä vaaratapahtuma- ja poikkeamailmoitusten tekemisen suhteen.

Keskeistä on myös työ- ja henkilöturvallisuuden (mm. väkivaltatilanteiden ennakointi ja hoito, elvytysosaaminen) sekä pelastussuunnitelmien riittävä osaaminen. Näiden lisäksi voi olla lukuisia muita organisaatio- ja yksikkökohtaisia osaamisen vaatimuksia. Esimerkiksi pelastuslaitoksen henkilöstön osalta voi olla tarve seurata savusukellusharjoitusten ja kuntotestien toteutumista sekä ensihoidon osalta erilaisten toimenpiteiden toistuvuuden seurantaa.

Valitettava tosiasia taitaa olla se, että monet HR-järjestelmät tarjoavat kyllä mahdollisuuden kirjata ja seurata osaamista ja pätevyyksiä henkilöittäin, mutta ne eivät tarjoa keinoa osaamisen vaatimusten avaamiseen, sisältöjen läpinäkyvyyteen tai mahdollisuutta nähdä koko yksikön tilannetta kerrallaan. HR-järjestelmistä jää usein puuttumaan tieto myös siitä, mikä on ollut suoritetun koulutuksen tai pätevyyden sisältö suoritushetkellä.

Mikä on esimerkiksi ollut lääkeluvan sisältö ja näyttövaatimukset ja -kriteerit, mitä on edellytetty lääkinnällisen laitteen käytännön harjoittelussa ja näyttöosaamisessa? Onko osaamisen uusiminen tapahtunut ajallaan ja onko organisaation tarvittavat turvallisuuskoulutukset käyty läpi? Riittävätkö toimenpidetoistot ylläpitämään osaamista ja onko harjoitteita tehty riittävästi? Kuka on hyväksynyt minkäkin näytön ja koulutuksen sekä toiminut perehdyttäjänä ja luvan myöntäjänä?

Tätä syvällisempää tietoa monet esihenkilöt ja myös ammattihenkilöt itse pitävät yllä erillisillä paperisilla ”lupalapuilla” ja koulutustodistuksilla sekä Word- ja Excel-tiedostoilla, joista selkeän kokonaiskuvan saaminen nopeasti on erittäin työlästä ja hidasta. Kun tähän lisätään hyvinvointialueiden muutos, jolloin toimintayksikön esihenkilöt voivat vaihtua tai he eivät jatkossa ole konkreettisesti läsnä päivittäin, niin kuinka varmistetaan oikean ja reaaliaikaisen tiedon siirtyminen osaamisista ja pätevyyksistä esihenkilöltä toiselle tai työntekijöiltä esihenkilölle?

Tietojärjestelmän tulee tukea operatiivista toimintaa ja parantaa tiedolla johtamista

Kokonaiskuvan saaminen henkilöstön osaamisesta ja pätevyyksistä edellyttää tietojärjestelmää, joka tukee käytännön operatiivista toimintaa niin esihenkilöiden kuin työntekijöiden näkökulmasta sekä tarvittavin osin pystyy hyödyntämään HR-järjestelmistä saatavaa tietoa.

Yksi vaihtoehto on Laatuportin pätevyyksien hallinta ja osaamisen kehittämisen moduuli, josta löytyy monipuoliset työvälineet niin työntekijöiden perehdyttämiseen kuin erilaisten pätevyyksien (esim. laiteosaaminen, lääkeluvat, toimenpidepätevyydet) ja koulutusten suorittamiseen, seurantaan ja hallinnointiin. Reaaliaikainen tieto eri pätevyyksistä saadaan nopeasti tarkistettua järjestelmästä työntekijä- ja yksikkökohtaisesti. Kun ajantasainen tieto pätevyyksistä ja osaamisista on helposti saatavilla, paranee myös tiedolla johtaminen organisaatiossa.

Osaamisen varmistamisella taataan potilas- ja asiakasturvallisuus

Itse yhdessä integraatiossa mukana olleena, omat huomioni kokemukseni pohjalta ovat, että pitkän ajan puutteeksi jäi se, että esihenkilöt eivät olleet perillä siitä, mikä heidän henkilöstönsä osaaminen ja pätevyyksien tilanne oli etenkin niissä toimintaympäristöissä, joissa tapahtui esihenkilö- ja työntekijämuutoksia. Saatavilla oli tieto, että ammattihenkilöllä on esimerkiksi lääkelupa, mutta sen voimassaolosta tai sisältö-/näyttövaatimuksista ei ollut tietoa. Pitkään oli myös tilanne, että osaamisvaatimukset olivat erilaiset liittyen samaan työtehtävään tai pätevyyteen, kun ei ollut selkeää ja helppoa menetelmää, jolla nämä olisi voinut todentaa nopeasti.

Esitänkin tässä toiveen hyvinvointialueille, että tämä henkilöstön osaamisen läpinäkyväksi tekeminen ei jäisi kaiken muun työn jalkoihin, vaan tähänkin jaksettaisiin panostaa. Näin taataan potilas- ja asiakasturvallisuus sekä myös työturvallisuus parhaalla mahdollisella tavalla myös lain ja viranomaisten ohjeidenkin näkökulmasta.