Myytinmurtajat: ”Jos perehdytys ei tuota tulosta, työntekijä tarvitsee lisää koulutusta.”

Organisaatioissa ollaan joskus tilanteessa, jossa työntekijän perehdytys on viety läpi, mutta jotain tuntuu olevan pielessä. Oppiminen on edennyt odotettua hitaammin, työssä ilmenee virheitä eikä työntekijä selvästikään ole valmis itsenäiseen työskentelyyn aiotussa ajassa. Yleensä tilanteen huomaa ensimmäisenä esihenkilö, joka päätyy ilmeiseen johtopäätökseen: työntekijä tarvitsee lisää koulutusta.

Kysymys kuitenkin kuuluu: korjaako ”lisää samaa” sen, mikä ei tuottanut tulosta ensimmäisellä kerralla?

Mistä huomaa, ettei perehdytys tuota tulosta?

Kun työntekijää perehdytetään uusiin työtehtäviin odotettua laihemmin tai hitaammin tuloksin, osaamisvaje näkyy tyypillisesti tuottavuudessa, turvallisuudessa tai pahimmillaan molemmissa. Mikäli perehdytys ei tuota tulosta, työntekijä ei saavuta vaadittua osaamista eikä häntä voi laittaa turvallisuuskriittisellä toimialalla itsenäisesti vastuuseen tehtävästä. Tällöin se ennemminkin kuormittaa organisaatiota kuin lisää tuottavuutta.

Käytännön arjessa ongelman huomaa usein siinä, että perehdytys vie odotettua enemmän aikaa, työt etenevät verkkaisesti, työntekijä ei suoriudu toivotusti ja virheitäkin saattaa tulla. Perehdytetty saattaa joko varmistella jokaista työvaihetta moneen kertaan, tai toisaalta painaa töitä vauhdilla eteenpäin hyvän toimintatavan tai turvallisuusohjeiden vastaisesti.

Kysymysten lukumäärästä ja laadusta voi tehdä jonkintasoisia päätelmiä. Jos työntekijä kyselee paljon, se voi kertoa siitä, ettei perehdytysohjelman sisältö ole riittävä tai oikeanlainen. Selvästi vaarallisempi on se työntekijä, joka ei kysy mitään, vaikkei tietäisi tai osaisi tarvittavia asioita.

Toimimaton perehdytys on organisaatiolle tietysti kustannuksiltaan kallista, mutta myös inhimillisesti ikävää ja turhauttavaa. Usein päädytään järjestämään työntekijälle lisää koulutusta: verkkokoulutusta, muuta itseopiskelua tai jopa lisäviikkoja ja -kuukausia työnopastajan matkassa.

Ennen lisäkoulutusta: vilkaise peiliin

Jos perehdytys ei tuota toivottua tulosta, se ei automaattisesti tarkoita, että rekrytointi olisi mennyt pieleen tai ettei henkilö soveltuisi työhön.

Ensimmäinen kysymys kannattaa esittää organisaatiossa sisäisesti: ovatko odotuksemme ja vaatimuksemme tiedossa? Olemmeko määritelleet osaamisvaatimukset ja -kriteerit selkeästi ja tehneet ne läpinäkyviksi myös työntekijöille? Löytääkö työntekijä ohjeet ja dokumentaation helposti? Eli tiivistäen: onko työntekijälle annettu mahdollisuus onnistua vaativassa tehtävässään?

Toisekseen kannattaa pohtia hetki esihenkilöitä, työnopastajia ja heidän työkalupakkejaan. Ovatko tavoitteet samat kaikissa tiimeissä ja työvuoroissa, vai riippuuko perehdytyksen sisältö siitä, kuka sattuu olemaan vuorossa? Perehdytyspolun standardointi auttaa poistamaan vaihtelua ja henkilöriippuvuutta.

Kolmas kysymys koskee mittaamista. Mistä tiedätte, ettei perehdytys etene suunnitelman mukaan – ja milloin sen huomaatte? Jos riittävä osaaminen saavutetaan tyypillisesti neljässä kuukaudessa, on melko myöhäistä havahtua 3,5 kuukauden kohdalla siihen, ettei tavoite toteudu. Mittauspisteet kannattaa rakentaa perehdytyspolun sisään, jotta työntekijä saa palautetta ja tukea useaan otteeseen matkan varrella.

Ilman selkeitä osaamisvaatimuksia, yhtenäistä ja standardoitua työnopastusta sekä systemaattista mittaamista koulutus on sattumanvaraista, tehotonta ja kallista. Vielä kalliimpaa on viedä sama koulutus läpi toistamiseen ilman muutoksia.

Tietopohja + taidot ja soveltaminen + ylläpito

Henkilöstön osaamistaso nousee kolmen osa-alueen yhteissummana: tietojen kehittäminen, taitojen kehittäminen ja osaamisen ylläpito. Oman kokemukseni mukaan taitojen kehittäminen jää näistä kolmesta usein ohueksi, koska ei ole tunnistettu:

• mitä täsmällisiä työtehtäviä ja osaamisvaatimuksia eri rooleihin kuuluu
• kuinka vaikeita ne ovat oppia
• kuinka usein niitä tehdään
• millainen turvallisuusriski niihin liittyy ja
• miten käytännön osaaminen varmistetaan.

Oikea järjestyskin on tärkeä: ei autokoulussakaan istuta rattiin vielä ensimmäisenä päivänä. Ensin opetellaan liikennesäännöt, liikennemerkit ja hallintalaitteet. Taitojen harjoittelu ilman riittävää tietopohjaa ei kanna pitkälle, sillä soveltaminen ja ongelmanratkaisu vaativat ymmärrystä siitä, miksi tietty asia tehdään tietyllä tavalla.

Lisäkoulutus ei siis välttämättä ole väärä lääke, mutta se ei ole myöskään automaattisesti oikea. Joskus kyse on juuri tietovajeesta ja lisäkoulutusta on hyvä antaa. Silloinkin on syytä tietää, onko pelkkä kertaus opintojen äiti vai kannattaako lisäkoulutus kohdistaa eri asioihin tai toteuttaa eri tavalla kuin ensimmäisellä kerralla.

Tavoiteltu lopputulos on, että työntekijä suoriutuu tehtävistään itsenäisesti ja turvallisesti. Tämä edellyttää määriteltyjä osaamisvaatimuksia, systemaattista perehdytyspolkua ja standardoitua osaamisen varmentamista. Muussa tapauksessa saman koulutuksen toistaminen uudelleen saattaa tuottaa juuri saman lopputuloksen kuin aiemmallakin kerralla.

Kirjoittaja Tommi Leppänen on Qreformin operatiivinen johtaja. Tommi on kerryttänyt aiempaa kokemusta HSEQ-kentästä monipuolisissa työtehtävissä niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Tommin erityisosaamisaluetta on osaamisen hallinta, jossa hän pitää tärkeänä niin liiketoiminnan näkökulmaa kuin myös turvallisuutta ja työhyvinvointia. Vapaa-ajalla Tommi seuraa osaamisen kehittymistä mm. jälkikasvun sellonsoittoharrastuksen ja lentopallon parissa.

Lue koko blogisarja

Murramme tässä viisiosaisessa blogisarjassa osaamisen hallinnan myyttejä ja pyrimme tarjoamaan niihin uusia, perusteltuja näkökulmia. Annamme samalla vinkkejä oman organisaation osaamisen johtamiseen, hallintaan ja kehittämiseen.

 Osa 1: ”Osaamisen varmistaminen on HR:n heiniä”

Osa 2: ”Kartoita ja määritä henkilöstön nykyosaaminen mahdollisimman tarkasti ennen koulutussuunnittelua”

Osa 3: ”Perinteinen kisälli–oppipoika-malli on paras tapa siirtää osaamista eteenpäin.”