Myytinmurtajat: ”Kartoita ja määritä henkilöstön nykyosaaminen mahdollisimman tarkasti ennen koulutussuunnittelua”

Ajatus siitä, että henkilöstön nykyosaaminen kannattaa kartoittaa ja määrittää mahdollisimman tarkasti ennen uusien koulutusten järjestämistä, kuulostaa äkkiseltään hyvin järkevältä — jopa itsestään selvältä. Eihän työntekijöille kannata tarjota koulutusta asioista, joista heillä on jo kokemusta tai muualta aiemmat suoritusmerkinnät.

Mutta onko asia tosiaan näin?

Tarkan kartoituksen haasteet

Ajatus on intuitiivisesti houkutteleva: ennen kuin lähdetään kouluttamaan, selvitetään tarkalleen, mitä osaamista kukin on jo aiemmasta koulutuksestaan tai työstään hankkinut, ja kohdennetaan omat koulutukset kartoituksessa ilmenneisiin aukkoihin. Kuulostaa tehokkaalta ja järkevältä.

Todellisuudessa tähän lähestymistapaan liittyy muutamia haasteita.

Ensinnäkin on varsin työlästä arvioida ja mitata osaamista täsmällisesti henkilö kerrallaan. Tällainen kartoituskierros vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta: arviointikriteerejä, tarvittaessa mittausta ja näyttöjä, aikaa ja resursseja. Huonossa tapauksessa prosessi paisuu niin raskaaksi, että se vie enemmän energiaa kuin itse kouluttaminen ja henkilöstön osaamisen varmistaminen.

Samalla eteen tulee kysymys siitä, mitä tarkalleen ottaen on tarkoituksenmukaista kartoittaa ja määrittää: koulutuspohjaa, teoreettista tietämystä vai käytännön kykyä toimia tiettyjen prosessien mukaisesti, tiettyjä työvälineitä käyttäen? Vai kaikkia näitä?

Työntekijä on alkujaan palkattu organisaatioon jollain perusteella. Lähtökohta on voinut olla hänen taustakoulutuksensa tai aiempi työkokemuksensa ja osaamisensa. Ne eivät kuitenkaan itsessään kerro, osaako hän toimia oman organisaationne turvallisuusprosessien, vaatimusten ja laadunhallintajärjestelmän kriteerien mukaisesti. Teoreettinen osaaminen ja käytännön toimintakyky organisaation omassa ympäristössä ovat kaksi eri asiaa.

Tärkeä huomio on myös se, että nykyosaamisen kartoittaminen ja määrittäminen eivät vielä itsessään kehitä organisaation osaamista yhtään eteenpäin. Kannattaisiko vastaava panostus käyttääkin organisaation omien kriittisten osaamisvaatimusten mukaiseen kouluttamiseen, standardoitujen koulutusohjelmien rakentamiseen sekä osaamisen varmistamiseen?

Kartoittaa kuitenkin kannattaa — mutta tarkoituksenmukaisesti

Yllä mainitut haasteet eivät suinkaan tarkoita, etteikö nykyosaamisen tasoa kannattaisi ollenkaan huomioida. Kannattaa kyllä — mutta tarkoituksenmukaisella tasolla. Käytännöllisin lähtökohta on usein esittää kysymys: mitkä ovat ne kriittiset osaamiset, joiden puuttuminen aiheuttaa organisaatiossamme todellisia riskejä?

Kartoitus kannattaa yleensä toteuttaa lähiesimiesten ja tiiminvetäjien johdolla, sillä he tuntevat parhaiten arjen vaatimukset. Osaamisen hallinnan digitaaliset työkalut tekevät työstä huomattavasti kevyempää: kun arviointikriteerit, tunnistetut pätevyydet ja niiden voimassaolot voidaan syöttää järjestelmään, ne ovat aina tarkistettavissa reaaliajassa. Näin tilannekuva pysyy ajantasaisena eikä vaadi erillistä kartoitusprojektia ennen koulutuskierrosten suunnittelemista.

Toimiala ja regulaation määrä vaikuttavat totta kai merkittävästi siihen, kuinka tarkasti osaaminen tulee varmentaa ja dokumentoida. Voimakkaasti säännellyillä, turvallisuuskriittisillä toimialoilla — kuten ilmailussa, terveydenhuollossa tai energiasektorilla — laki voi suoraan edellyttää, että tiettyjen pätevyyksien on oltava aina todennettuna ja kirjattuna. Siellä ”riittävä tarkkuus” on määritelty lainsäädännössä.

Kevyemmin säännellyillä aloilla joustovara on suurempi ja organisaatioille jää enemmän omaa harkintaa. Regulaatiosta riippumatta osaamisen varmentaminen ja dokumentointi on kuitenkin tärkeää jokaiselle organisaatiolle: vaikkei laki sitä erikseen edellyttäisikään, se auttaa varmistamaan turvallisen ja menestyksekkään toiminnan.

Kartoituksen jälkeen: standardoidut koulutusohjelmat, kriittisen osaamisen varmistaminen ja ylläpito

Kun kriittisen osaamisen vallitseva tilanne on tunnistettu, toiminta kannattaa aloittaa siitä — sen sijaan, että jäätäisiin odottamaan henkilöstön kaikkien nykyosaamisten kaikenkattavaa dokumentointia. Täydellisen osaamiskartoituksen sijaan kannattaa keskittyä kehittämään organisaation kriittistä osaamista systemaattisesti vaaditulle tasolle.

Yhteisillä pätevyyksien saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmilla sekä niihin liittyvillä prosesseilla ja koulutuksilla varmistetaan, että kaikilla työntekijöillä on riittävä osaaminen vähintään omaan tehtävään liittyvistä kriittisistä asioista. Samalla pystytään huolehtimaan, että osaaminen on riittävän tasalaatuista eri työntekijöiden kesken.

Pätevyyksien saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmilla pidetään huolta niin turvallisuuteen, tehokkuuteen kuin vaatimustenmukaisuuteenkin liittyvistä tavoitteista – läpinäkyvästi, joka päivä. Niiden avulla tieto saadaan kohdennettua oikeille henkilöille, jalkautettua muutokset tehokkaasti ja varmistettua, että kriittinen osaaminen on kaikissa työvuoroissa vaaditulla tasolla.

Näin ei jäädä pelkän kartoittamisen tasolle, vaan organisaation osaaminen myös kehittyy.

Kirjoittaja Tommi Leppänen on Qreformin johtava konsultti. Tommi vetää Qreformilla asiakaskokemustiimiä ja on kerryttänyt aiempaa kokemusta HSEQ-kentästä monipuolisissa työtehtävissä niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Tommin erityisosaamisaluetta on osaamisen hallinta, jossa hän pitää tärkeänä niin liiketoiminnan näkökulmaa kuin myös turvallisuutta ja työhyvinvointia. Vapaa-ajalla Tommi seuraa osaamisen kehittymistä mm. jälkikasvun sellonsoittoharrastuksen parissa.

Lue koko blogisarja

Murramme tässä viisiosaisessa blogisarjassa osaamisen hallinnan myyttejä ja pyrimme tarjoamaan niihin uusia, perusteltuja näkökulmia. Annamme samalla vinkkejä oman organisaation osaamisen johtamiseen, hallintaan ja kehittämiseen.

 Osa 1: ”Osaamisen varmistaminen on HR:n heiniä”