Riskienhallinnan tilannekuva – samat tyypilliset haasteet toistuvat monessa organisaatiossa

Riskienhallinnan tilannekuvan tavoitteena on piirtää ajantasainen yleiskuva organisaation riskeistä ja niiden hallinnan tasosta – ja mahdollistaa siten tehokas ja oikein kohdennettu päätöksenteko. Käytännön toteutuksessa monet törmäävät kuitenkin samoihin, tyypillisiin haasteisiin. 

Mitä tilannekuvan tulisi sisältää?

Tarkoitustaan tehokkaasti palvelevan riskienhallinnan tilannekuvan tulisi sisältää vähintään seuraavat elementit:

• keskeiset riskit ja niiden luokittelu (strategiset, operatiiviset, taloudelliset, tietoturvariskit jne.)
• arvio todennäköisyydestä ja vaikutuksesta
• hallintatoimet ja suojaukset
• vastuut ja omistajuudet: kuka riskejä seuraa ja miten raportointi etenee organisaatiossa.

Tilannekuvaan kannattaa sisällyttää myös muutostrendit ja uudet seurantaa vaativat uhkatekijät, kuten toimintaympäristön tai lainsäädännön muutokset. Lisäksi kannattaa arvioida riskinsietokykyä ja -tasoa suhteessa tavoitteisiin.

Riskienhallinnan tilannekuvan on hyvä sisältää myös yhteenveto johtopäätöksistä: missä organisaation riskienhallinta on vahvaa, mikä vaatii kehittämistä ja mitä päätöksiä nykytilanteen perusteella tulisi tehdä. Hyvä tilannekuva on selkeä ja visuaalinen, jotta se tukee päätöksentekoa tehokkaasti ja yksiselitteisesti.

Tyypilliset haasteet riskienhallinnan tilannekuvan muodostamisessa

1. Tiedon sirpaloituminen ja saatavuus
Yksi tyypillisimmistä haasteista on tiedon hajanaisuus eri järjestelmissä, yksiköissä ja henkilöillä. Riskitietoja saattaa olla tallennettuna eri tietokantoihin tai Excel-taulukoihin, tai ne saattavat olla jopa yksittäisten työntekijöiden hallussa olevaa hiljaista tietoa.

Sirpaloitunut tieto tekee tilannekuvan muodostamisesta hidasta ja virhealtista. Kun tietoja joudutaan keräämään manuaalisesti useista eri lähteistä, reaaliaikaisen tilannekuvan muodostaminen voi olla käytännössä mahdotonta.

2. Subjektiivisuus ja vääristyneet arviot
Riskien arviointi perustuu monissa organisaatioissa subjektiivisiin näkemyksiin, mikä voi johtaa varsin merkittäviinkin vääristymiin tilannekuvassa. Jos käytössä ei ole yhdessä sovittua arviointimallia, eri henkilöt ja yksiköt arvioivat samoja riskejä todennäköisesti eri tavoin riippuen omasta näkökulmastaan ja aiemmista kokemuksistaan.

Optimistiset arviot aiheuttavat todellisten uhkien aliarvioimista, kun taas pessimistiset arviot johtavat siihen, että resursseja hukataan epäolennaisten riskien seurantaan ja estämiseen.

3. Vanhentunut ja staattinen data
Monessa organisaatiossa riskiarviot tehdään vain kerran vuodessa tai jopa harvemmin – jollei laki toisin velvoita. Liiketoimintaympäristö muuttuu kuitenkin jatkuvasti, eivätkä eilisen riskit välttämättä päde sellaisenaan enää tänään.

Staattiset raportit ja harvoin päivitettävät riskirekisterit eivät anna ajantasaista kuvaa todellisesta tilanteesta, jolloin keskeiset riskit voivat jäädä liian vähälle huomiolle tai kokonaan huomiotta.

4. Viestinnän ja raportoinnin puutteet
Riskienhallinnan tilannekuva on parhaimmillaan tiivis, selkeä ja visuaalinen koonti organisaation keskeisistä riskeistä. Viestinnällinen selkeys on tärkeää, jotta huomio ja toimenpiteet kohdistuvat riskienhallinnan olennaisiin, ajankohtaisiin asioihin.

Toinen viestinnällinen haaste ilmenee usein jalkauttamisessa organisaation eri tasoille. Johto tarvitsee tiivistetyn strategisen näkymän, kun taas operatiivisella tasolla tarvitaan yksityiskohtaisempaa tietoa riskeistä ja niihin liittyvistä toimenpiteistä. Jos raportointi ei vastaa eri sidosryhmien tarpeita, riskienhallinta jää helposti pintapuoliseksi.

5. Resurssien ja osaamisen puute
Tilannekuvan muodostaminen vaatii riittävästi aikaa, systemaattista ajattelua, osaamista, prosesseja ja teknologiaa. Monissa organisaatioissa riskienhallinta jää tietyn henkilön hoidettavaksi oman toimen ohella. Ilman riittäviä resursseja ja syvällistä menetelmäymmärrystä riskienhallinnan tilannekuva jää kuitenkin helposti pinnalliseksi ja siten tehottomaksi.

Monelle organisaatiolle hyvän lähtökohdan riskienhallintatyölle luo esimerkiksi ISO 31000 Riskienhallinta -standardi, joka auttaa tunnistamaan, arvioimaan ja käsittelemään riskien vaikutuksia suhteessa organisaation tavoitteisiin.

Realistinen tilannekuva hyödyttää organisaatiota monella tapaa

Riskienhallinnan tilannekuvaan liittyvien haasteiden selättäminen edellyttää systemaattista lähestymistapaa, jossa yhdistyvät selkeät prosessit, niitä tehokkaasti tukevat työkalut ja jatkuva kehittäminen.

Panostaminen riskienhallintaa aidosti tukevan tilannekuvan muodostamiseen ja ajantasaisena pitämiseen maksaa itsensä takaisin parempana varautumisena, ennakoivana otteena, henkilöstön turvallisuudentunteena ja työviihtyvyytenä sekä organisaation ketterämpänä reagointikykynä suhteessa muuttuvaan toimintaympäristöön.

Kiinnostuitko?

Lue lisää maksuttomasta pikaoppaasta: Riskienhallinnan tilannekuva – mikä, miksi ja miten

Lue lisää

Riskienhallinta yrityksessä – varmista hyvät prosessit, työkalut ja asenteet

Organisaation turvallisuus vuonna 2025: uudet muuttujat vaikuttavat nyt turvallisuuden hallintaan ja johtamiseen

3 Kaveria tekee Suomen parasta jäätelöä ja panostaa riskienhallintaan