Helsingin Seniorisäätiölle asukasturvallisuus on avainasia

Kuvat: ©Helsingin Seniorisäätiö

Ikäihmisten hoivapalveluja tuottava Helsingin Seniorisäätiö tarjoaa viidessä palvelukodissaan turvallista ja yksilön tarpeet huomioivaa ympärivuorokautista hoitoa. Vuonna 2026 säätiö otti käyttöön Laatuportin, sillä asukasturvallisuuteen liittyviä ilmoituksia haluttiin käsitellä aiempaa helpommin ja järjestelmällisemmin.

Asukas on meillä turvassa

Helsingin Seniorisäätiö on Helsingin kaupunkikonsernin tytäryhteisö, jonka viidessä palvelukodissa asuu yhteensä yli 620 asukasta. Työntekijöitä säätiöllä on noin 540.

Seniorisäätiön toiminnassa keskeisen tärkeää on turvallisuus: asukkaista noin 95 % on muistisairaita. Palvelukodista riippuen asukkaille tarjotaan pitkäaikaista, lyhytaikaista, psykogeriatrista ja palliatiivista hoitoa.

Asukkaalle ja omaisille pääsy ympärivuorokautiseen hoitoon on usein valtava helpotus.

”Asukkaille ja omaisille on tärkeää, että asukkaat ovat meillä turvassa. Monella on ollut kotona hätä jo pitkään, joten hoitajien läsnäolo 24/7 on heille merkittävä asia”, kertoo palveluesihenkilö Oona Etolin.

Laatuportti on lisännyt ilmoitusten määrää ja parantanut käsittelyä

Seniorisäätiön palvelukodeissa annettavan hoidon suuntaviivat ja tavoitteet määritellään omavalvontasuunnitelmassa. Turvallisuus ja laatu ovat toiminnassa keskeisen tärkeitä tavoitteita.

Säätiön erityisasiantuntija ja työsuojelupäällikkö Sanna Nummela kertoo alkuvuonna 2026 käyttöön otetun Laatuportin auttavan seuraamaan omavalvontasuunnitelmassa määritellyn hoidon toteutumista.

”Valtaosa ilmoituksista liittyy meillä asukasturvallisuuteen. Laatuportti auttaa seuraamaan tilannetta, havaitsemaan epäkohtia ja puuttumaan niihin aktiivisesti”, Nummela kertoo.

Ilmoittamisen uudistetut käytännöt ja niitä tehokkaasti tukeva työkalu näkyvät Nummelan omassa työssä esimerkiksi siten, etteivät koko organisaatiota koskevat yhteenvedot vaadi enää isoa määrää käsityötä.

”Ilmoitusten määrä saattaa olla meillä useita satoja kuukaudessa, joten 3–4 kuukauden raportilla saattaa olla ilmoituksia jopa 600 kpl. Käsittely on helpottunut merkittävästi myös liittyen tekstimuotoisiin sisältöihin, joissa esihenkilö kuvailee tapahtumien kulkua”, Nummela kertoo.

Uudessa toimintamallissa ilmoitukset tehdään aina nimellä, ei anonyymisti. Hoitajan nimen ja yksikön avulla asian selvittäminen on nyt esihenkilölle helpompaa. Järjestelmä myös lähettää muistutuksia käsittelyn edistämisestä – tarvittaessa useampaankin kertaan.

”Laatuportti on esihenkilön näkökulmasta selkeämpi ja joustavampi kuin aiempi järjestelmämme. Ilmoituksia on nyt myös tullut enemmän, ja ne on kaikki käsitelty ajallaan”, Etolin toteaa.

”Aiemmin työtehtäviini kuului paimenkirjeiden lähettäminen puuttuvista toimenpiteistä. Nyt tämä on jäänyt kokonaan pois – ja hyvä niin. Laatuportin muistutukset ovat tosi hyvät”, Nummela jatkaa.

Riskienhallinnan ja Lue ja kuittaa -toiminnon käyttö laajenee vaiheittain

Ilmoittamisen lisäksi Helsingin Seniorisäätiöllä on käytössään Laatuportin riskienhallinnan moduuli sekä Lue ja kuittaa -työkalu. Ilmoittamisessa säätiö teki siirtymän aiemmasta järjestelmästä Laatuporttiin, riskienhallinnassa aiempaa järjestelmäratkaisua ei ollut käytössä. Lue ja kuittaa -toiminnallisuuden Nummela kuvailee tulleen mukaan ”vähän varkain”, mutta kertoo huomanneensa sen äärimmäisen tärkeäksi jo nyt.

”Meidän toimintaamme liittyy paljon dokumentteja, jotka jokainen on velvollinen lukemaan. Aiemmin käytimme paperilistaa, jota ei voi sanoa kovin käytännölliseksi ratkaisuksi. Lue ja kuittaa -toiminnallisuuden käyttö on lähtenyt meillä hyvin liikkeelle, mikä lämmittää kovasti”, Nummela toteaa.

”Positiivista on myös se, että esihenkilö näkee, ketkä omista työntekijöistä ovat tutustuneet dokumentteihin ja keneltä puuttuu vielä kuittaus”, Etolin jatkaa.

Tulevaisuuden suunnitelmia järjestelmän käytön laajentamisessa on tehty muun muassa riskienhallinnan moduulin kattavammassa käyttöönotossa sekä yleisesti Laatuportin tarjoaman datan hyödyntämisessä ja tilastojen käsittelyssä.

”Olemme saaneet ratkaistua Laatuportilla monta asiaa kerralla, se on nykyaikainen ja toimiva työkalu. Olemme kuitenkin vielä alkutaipaleella, ja etenemme vaihe kerrallaan”, Nummela sanoo.

Siirtymä vaati työtä – mutta se kannatti tehdä

Etolin ja Nummela myöntävät auliisti, että siirtymä Laatuporttiin vaati järjestelmällistä työtä myös heiltä. Organisaation sisäisistä syistä käyttöönotolle oli myös asetettu tiukka aikaraja – joka saatiin pidettyä.

”Siirtymä vaati kyllä paljon duunia työpajoissa Exceleiden kanssa, useampi puolikas päivä siinä meni. Taustatyö oli kuitenkin tärkeää tehdä, sillä halusimme rakenteesta ja sanoituksista sellaisen, joka toimii nimenomaan meillä. Ollaan tosi tyytyväisiä näin jälkikäteen, että työ tuli tehtyä”, Nummela toteaa.

”Kävimme läpi esimerkiksi kaikki ilmoitusten otsikot ja luokittelut puhtaasti siksi, että järjestelmä toimisi luontevasti meidän ympäristössämme. Oli tosi hyvä, että saimme työpajojen aikana nopeasti yhteyden Qreformiin epäselvistä asioista. Asiat aina ratkesivat ja pääsimme työssä eteenpäin”, Etolin täydentää.

Yhteistyöhön Qreformin kanssa on oltu säätiöllä kaikkiaan tyytyväisiä. Myös rajapinnat vakuutusyhtiön kanssa saatiin hoidettua Laatuporttiin toivotulla tavalla.

”Käyttäjiä on tarvinnut ohjeistaa todella vähän. Laatuportin käyttö on sujunut hyvin itsenäisesti. Järjestelmä on ollut tosi kätevä myös esihenkilölle”, Etolin sanoo.

”Kerroimme Qreformille alusta alkaen aikataulumme, ja he mukautuivat siihen. Puhuimme samaa kieltä ja ymmärsimme molemmin puolin toisiamme. Harvoin sujuu näin joustavasti minkään ohjelman käyttöönotto – ja olen niitä kuitenkin urani aikana ehtinyt jokusen jo nähdä”, Nummela tiivistää.