Pohjois-Savon hyvinvointialue siirsi ilmoittamisen Laatuporttiin – keskeisenä parannuksena vuoropuhelun helpottuminen

Pohjois-Savon hyvinvointialue palvelee alueensa lähes 250 000 asukasta terveydenhuollossa, sosiaalipalveluissa ja pelastustoimessa. Vuoden 2025 alussa organisaatiossa otettiin käyttöön Laatuportti laatu- ja turvallisuustyön tueksi. Erityisen positiivisesti muutos on näkynyt ilmoittamisessa.

Hajanaiset tiedot koottiin yhteen kompaktiin järjestelmään

Pohjois-Savon hyvinvointialue työllistää noin 12 800 henkilöä, jotka huolehtivat alueen yli 248 000 asukkaan hyvinvoinnista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen palveluissa. Hyvinvointialueella sijaitseva Kuopion yliopistollinen sairaala (KYS) tarjoaa erikoissairaanhoitoa myös Pohjois-Savon ulkopuolella asuville potilaille.

Perustan Pohjois-Savon hyvinvointialueen asiakas- ja potilasturvallisuustyölle luovat asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia sekä hyvinvointialueen strategia. Vuoden 2025 alussa hyvinvointialueella otettiin laatu- ja turvallisuustyön tueksi käyttöön Laatuportti. Järjestelmä sisältää nyt laajat ilmoittamisen toiminnallisuudet, laadunhallinnan ja palveluntuottajavalvonnan sekä riskienhallinnan.

”Olimme tunnistaneet, että meillä oli toimintoja hajallaan eri ohjelmissa. Halusimme koota ne yhdeksi, kompaktiksi kokonaisuudeksi ja helpottaa siten myös esihenkilöiden työtä. Lisäksi oli tarpeen saada käyttöön työkalu valvontaa varten”, kertoo Pohjois-Savon hyvinvointialueen asiakas- ja potilasturvallisuuspäällikkö Tuija Pakkala.

”Yllättävän kivuton siirtymä”

Järjestelmävaihdos suuren henkilöstömäärän organisaatiossa vaatii aina järjestelmällisyyttä, päättäväisyyttä ja ennakointia. Siirtymä edellisestä järjestelmästä Laatuporttiin pääsi kuitenkin yllättämään positiivisesti.

”Siirtymä onnistui mielestäni yllättävänkin kivuttomasti. Tiedotimme henkilöstöä aktiivisesti koko edellisen syksyn siitä, mihin päivään mennessä keskeneräisten prosessien oli oltava käsiteltyinä. Samaan aikaan tiedotimme koko ajan rinnalla, milloin uusi järjestelmä tulee käyttöön ja mitä se käytännössä tarkoittaa”, Pakkala kertoo.

Positiivinen yllätys oli sekin, kuinka paljon kiinnostusta ja uteliaisuutta uusi järjestelmä herätti henkilöstön keskuudessa. Erilaisten ilmoitusten määrä on kasvanut Laatuportin käyttöönoton jälkeen varsin merkittävästi.

”Määrä oli aiemmin vakiintunut noin 3 800-4 000 ilmoitukseen kvartaalilla, ja nyt ilmoituksia tuli noin 2 000 aiempaa enemmän. Arvelen tämän johtuvan siitä, että ilmoitusten tekeminen on koettu yllättävän helpoksi ja niitä voidaan tehdä nyt myös mobiililaitteilla”, Pakkala kertoo.

Ilmoittaminen Laatuporttiin paransi myös sisäistä vuoropuhelua

Saadut ilmoitukset ovat totta kai johtaneet myös korjaaviin toimenpiteisiin. Pakkala on ilmoittamisen vastuuhenkilö ja lukee päivittäin kaikki saapuneet ilmoitukset.

”Poimin joukosta esimerkiksi tietyt teemat ja vakavat vaaratapahtumat, ja käynnistämme tarvittaessa tutkinnan. Laatuportin toimenpiteiden kautta on kätevä pyytää lisätietoja tarvittavilta henkilöiltä. Se mahdollistaa vuoropuhelun aiempaa paremmin”, Pakkala kertoo.

Pohjois-Savossa on otettu ensimmäisenä hyvinvointialueena käyttöön myös virheiden selvittämisen työaika-arvio. Näin saadaan esimerkiksi laskettua kustannukset sille, kauanko lääkäriltä tai hoitajalta kuluu aikaa tietyn tapauksen selvittämiseen.

”Tämä on ollut todella mielenkiintoinen toiminnallisuus ja hyvä lisä tutkimuskäyttöön. Tähän mennessä meillä on jo yli 350 ilmoitusta, joiden selvittämiseen on mennyt aikaa yli tunti”, Pakkala toteaa.

Yhteistyö moneen eri suuntaan edistää yhteisiä tavoitteita

Pohjois-Savon hyvinvointialue tekee laatu- ja turvallisuusasioissa yhteistyötä moneen eri suuntaan. Yksi keskeinen yhteisö on Itä-Suomen yhteistyöalue, johon kuuluu Pohjois-Savon lisäksi Etelä-Savon hyvinvointialue Eloisa, Pohjois-Karjalan hyvinvointialue Siun sote sekä Keski-Suomen hyvinvointialue HyvaKS.

”Meillä on asiakas- ja potilasturvallisuudessa aktiivinen Yta-laajuinen yhteistyö, josta on ollut todella paljon hyötyä ja vertaistukea. Olemme saaneet muilta valmista taksonomiaa ja jakaneet puolin ja toisin yhteisiä ohjeita, joita jokainen hyvinvointialue voi muokata omaan käyttöönsä. Tämä on ollut upeaa ja tiivistä yhteistyötä, josta on ollut erityisen suuri apu nopeaa reagointia vaativissa asioissa”, Pakkala kertoo.

Myös yhteistyö Qreformin kanssa on todettu hyväksi – sekä Laatuportin käyttöönottovaiheessa että käytön laajentamisessa uusiin toiminnallisuuksiin ajan mittaan.

”Kiitos aivan ihanasta ja hyvin toimivasta yhteistyöstä! Ja aivan erityisen iso kiitos tuelle, joka vastaa todella nopeasti ja auttaa aidosti ja oikeasti aina tarvittaessa”, Pakkala toteaa.