Miksi kannattaisi hankkia integroitu ja avoin HSEQ-järjestelmä?

Keskusteluissa asiakkaiden kanssa kohtaan usein tilanteita, joissa eri tietojärjestelmien määrä ei tunnu enää parantavan toimintaa. Erilaisia laatuun ja turvallisuuteen sekä osaamisen hallintaan liittyviä ohjelmistoja on käytössä useita, niitä on hankittu eri aikoina erilaisiin tarpeisiin ja päätöksiä on tehty yksittäisen tarpeen perusteella. Toisinaan järjestelmäkirjo taas johtuu siitä, että toiminnot ovat liian siiloutuneet ja tahtoa koordinoida järjestelmiä ei ole. Samaan aikaan kenelläkään ei ole selkeää kuvaa kokonaiskustannuksista, koska myös ne hajautuvat eri kustannuspaikoille. Ei hyvä.

Vasaran omistajalle asiat näyttävät nauloilta – mutta kalliiksi tulee ja aikaa palaa

Jotta asia ei jää vain omaksi mielipiteekseni, otan esimerkin käytännön tilanteesta riskienhallinnasta. Riskeistä keskustelu näyttää lähes aina juuri siltä, kenen kanssa keskustelet. Työsuojelupäällikkö näkee riskienhallinnan vain työturvallisuuden ja työssä jaksamisen riskeinä, turvallisuuspäällikkö miettii palo- ja kiinteistöriskejä ja talousjohtaja rahoitusriskejä. Ylin johto taas tarkastelee asiaa strategian, kilpailutilanteen ja resurssien riskienhallintana.

Samaan aikaan toisaalla hankitaan tähän liittyen järjestelmää vaaratilanteiden raportointiin työturvallisuusnäkökulmasta, IT taas rakentaa omaa järjestelmää tietoturvapoikkeamien ilmoittamiseen ja laatupäällikkö pohtii miten laatupoikkeamat ja asiakaspalaute voitaisiin hoitaa.

Ja HR tai HRD-asiantuntija miettii omassa lokerossaan pätevyyksiä, työnopastusta ja perehdyttämistä varmistaakseen, että käytettävissä on aina osaavaa henkilöstöä tarpeen mukaan, jotta turvallinen sekä laadukas toiminta voitaisiin varmistaa.

Tilanne johtaa siihen, että organisaatiotasolla tieto on hajallaan ja kokonaiskuvan hahmottaminen tilanteesta on haasteellista, myös järjestelmäkustannusten osalta. Työntekijöiltä olisi myös hyvä kysyä miltä tällainen toiminta heidän arjessaan näyttäytyy.

Siiloutuneista toiminnoista hallittuun kokonaisratkaisuun

Kun aloitimme Rego HSEQ-järjestelmän suunnittelun, kävimme paljon keskusteluja asiakkaittemme kanssa. Monet olivat käyttäneet erilaisia laadunhallinnan työkaluja, riskiarviointiohjelmia ja osaamisen hallinnan työkaluja. Selkeä palaute asiakkailta oli se, että kukin ohjelmisto omanaan oli usein hyvä ja toimiva, mutta yhteiskäytössä parannettavaa oli paljon. Samoin yksittäisen ratkaisun kustannus saattoi vaikuttaa edulliselta, mutta kun tarkasteltiin kokonaisuutta niin yhteenlaskettu summa olikin usein yllättävän suuri.

Työntekijät ja esihenkilöt eivät halunneet opetella ja käyttää useita erilaisia ohjelmistoja, IT:lle aiheutti päänvaivaa perustietojen integroinnit moneen eri järjestelmään, ja johdolle tehtävät koontiraportit aiheuttivat paljon ylimääräistä työtä. Toisaalta taas tiettyyn yksittäiseen tehtävään kehitetyt ohjelmistot olivat usein omalla alueellaan hyviä ja toimivia.

Tästä toiveesta syntyivät Rego– ja Laatuportti-ohjelmistot, jotka tarjoavat tänään ainutlaatuisen integroidun ja helposti mukautettavan järjestelmän laadun, riskienhallinnan, turvallisuus- ja poikkeamaraportoinnin sekä pätevyyksien hallintaan.

Käytännön kokemuksia integroidun järjestelmän hyödyistä meidän ja asiakkaiden puolelta

Kokonaisturvallisuuden ja -laadun hallinta edellyttää aina johtamisjärjestelmältä samojen perusasioiden hallintaa:

• Laadunhallinta
• Osaamisen varmistaminen
• Riskienhallinta
• Vaaratilanteista oppiminen
• Turvallisuusviestintä

Nämä asiat on lähes poikkeuksetta määritetty vaatimuksina organisaation laatujärjestelmässä, joka määrittää perustan tehokkaalle, turvalliselle ja laadukkaalle toiminnalle.

Regon eri moduulit tarjoavat kaikkiin näihin kohtiin kattavat toiminnot, jotka on helppo muokata puhumaan asiakasorganisaation omaa kieltä.

Yksi järjestelmä mahdollistaa organisaation yhdenmukaisen laatu- ja riskienhallintapolitiikan, toimintatapojen ja kriteeristöjen käytön kaikilla osa-alueilla. Integraatiot muihin tietojärjestelmiin hoituvat yhdellä rajapinnalla monien eri liittymien sijasta. Eri toiminnoista tulevien tietojen yhdistäminen raporteiksi ja tiedon siirto muihin johdon raportointijärjestelmiin tehostuu, kun käytössä on vain yksi liittymä.

Asiakkaiden kertomina edut vielä pähkinänkuoressa:

• Työntekijöiden ja esihenkilöiden aikaa säästyy, kun kaikki tiedot ja toiminnot löytyvät samasta järjestelmästä.
• Käyttäjien ei tarvitse opetella ja muistaa monen eri järjestelmän käyttöä ja toimintalogiikkaa, kun kaikki toiminnot noudattavat samaa peruslogiikkaa ja jakavat samat perustiedot.
• Tilannekuva paranee, kun eri toiminnoista koostuvat tiedot ovat käytettävissä samasta tietokannasta.
• Ajan ja kustannusten säästö, kun tietoturva- ja tietosuoja voidaan varmistaa yhden toimijan kanssa.
• Ajan ja kustannusten säästö, kun IT:n tarvitsee tukea ja rakentaa liittymät vain yhteen järjestelmään.
• Avoimen järjestelmän kanssa tiedonsiirto kaikkiin muihin tietojärjestelmiin sujuu helposti.

Edetään askel kerrallaan eteenpäin

Monien eri järjestelmien vaihtaminen on aina työlästä, se vie aikaa sekä aiheuttaa myös kustannuksia. Oman kokemukseni mukaan asiassa kannattaakin edetä vaiheittain. Aluksi kartoitetaan kevyesti nykytila ja määritetään tahtotila tulevaisuuteen. Sen jälkeen suunnitellaan siirtyminen uuteen järjestelmään ja vaiheistetaan se – joskus vaiheet kestävät kuukausia, joskus vuosia. Kaikkea ei kannata yrittää muuttaa kerralla ja siksi onkin tärkeää, että myös integroitu järjestelmä on toteutettu siten, että käyttöönotto voidaan helposti vaiheistaa.

Yhteismitallinen data parantaa tiedolla johtamista

Tällä kertaa uusi konsti on varmasti parempi, kuin pussillinen vanhoja. Keskittämällä toimintaa valituilta osilta yhteen järjestelmään säästetään aikaa kaikilla organisaatiotasoilla ja kustannukset laskevat. Tiedolla johtaminen on helpompaa, koska data on yhteismitallista ja löytyy yhdestä paikasta. Ja tärkeintä tietysti on käytännön toiminnan parannukset; tehokkuuden, laadun ja turvallisuuden varmistaminen – se koskettaa meitä kaikkia joka päivä työpaikalla.