Päijät-Hämeen hyvinvointialue kokosi hajanaiset tiedot yhteen paikkaan – säästää ratkaisulla aikaa ja rahaa

Kuvat: ©Päijät-Hämeen hyvinvointialue

Päijät-Hämeen hyvinvointialue palvelee alueensa yli 200 000 asukasta noin 8 000 sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen ammattilaisen voimin. Vuonna 2025 hyvinvointialueella otettiin käyttöön Laatuportti ripeällä aikataululla. Näin saatiin koottua laatu-, turvallisuus- ja osaamistiedot yhteen paikkaan – ja innovoitua sivutuotteena kätevä palveluntuottajien kohdekorttiratkaisu.

Rakenteet kuntoon ja kaikki yhteen paikkaan

Päijät-Hämeen hyvinvointialue järjestää sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut kymmenen kunnan alueella. Organisaation strategiassa tehtäväksi määritellään ”turvaa, terveyttä ja toimintakykyä”.

Tärkeä osa tehtävän toteutumista on varmistaa toiminnan ja palvelujen laatu ja turvallisuus sekä niitä tuottavien henkilöiden riittävä osaaminen. Tätä tavoitetta tukeakseen Päijät-Hämeen hyvinvointialue otti vuonna 2025 käyttöön Laatuportin.

Käyttöönotto kattoi ilmoittamisen laajalla ilmoitustyyppivalikoimalla, riskienhallinnan – sisältäen turvallisuus- ja pelastussuunnitelmat sekä kemikaalirekisterin – sekä laadunhallinnan ja palveluntuottajavalvonnan. Pätevyyksien hallinta oli sisällytetty hankintaan optiona, ja siihenkin päätettiin tarttua. Mukana kokonaisuudessa ovat myös sote-sektorille tärkeät lääkeluvat ja laiteosaaminen.

Samassa yhteydessä hyvinvointialueelle toteutettiin tietoallasintegraatio, jonka myötä käyttöön saatiin Power BI -pohjainen raportointi.

”Organisaatiossamme on kymmeniä yksiköitä, joten olemme rakentaneet mallia, joka soveltuu kaikille. Me luomme rakenteet, ja toiminnot varmistavat käytännön toteutuksen”, tiivistää Päijät-Hämeen hyvinvointialueen asiakas- ja potilasturvallisuuspäällikkö Minna Aho.

Hankkeistettu ja määrätietoinen käyttöönotto

Lähtötilanteessa tietoa oli hajallaan hyvinvointialueen eri järjestelmissä ja sitä oli hankala koota yhteen – etenkin koko organisaation tasoisesti. Tietyistä osioista puuttui vielä kokonaan järjestelmäratkaisu, mutta tarve sellaiselle oli tiedostettu.

”Tietojen kokonaisuus oli aiemmin aika hallitsematon. Tietojen keruu vaati meiltä käsityötä emmekä silti pystyneet seuraamaan kunnolla tarvittuja asioita. Lopputulosta kuvailisin nyt uudenlaiseksi tiedonhallintatavaksi: käytössämme on kokoava järjestelmä aiemmin hajallaan olleelle tiedolle”, kertoo omavalvonnan erityisasiantuntija Nelli Törmänen.

Kehityshankkeelle myönnetty vakiinnuttamisrahoitus mahdollisti sen selkeän hankkeistamisen. Hankintaa pohjustettiin organisaatiossa pitkään: taustatyötä tehtiin noin vuoden verran ennen vaatimusmäärittelyjä. Pelkän järjestelmän käyttöönoton sijasta uudistettiin samalla myös toimintatapoja.

Käyttöönotto haluttiin toteuttaa portaittain. Se käynnistettiin toden teolla maaliskuussa 2025, ja vuodenvaihteeseen mennessä koko kokonaisuus oli käytössä. Käyttöönotto tehtiin sataprosenttisesti etänä.

Uusi ratkaisu palveluntuottajien kohdekortteihin

Päijät-Hämeen hyvinvointialueen ja Qreformin yhteistyöstä syntyi myös uusi, kätevä ratkaisu: yksityisiin palveluntuottajiin liittyvä kohdekorttitoteutus.

Taustalla on hyvinvointialueiden lakiin kirjattu järjestämisvastuu, joka sisältää myös palveluntuottajien ohjaamista ja valvontaa. Tämä taas edellyttää ajantasaista tietoa muun muassa palveluntuottajien toimipisteistä, toiminnoista ja keskeisistä yhteyshenkilöistä.

Uuden kohdekorttiratkaisun taustalla oli tarve korvata aiempi palveluntuottajien tietojen keräämiseen ja hallinnointiin käytetty järjestely, joka edellytti runsaasti manuaalista työtä niin palveluntuottajan kuin hyvinvointialueenkin päässä. Toiminnosta haluttiin sellainen, että palveluntuottajan edustajat pääsevät itse täyttämään ja päivittämään omia tietojaan suoraan järjestelmään ilman, että hyvinvointialueen edustajan tarvitsee siihen erikseen puuttua.

Nyt uudessa toimintamallissa Laatuportin sisällä hyvinvointialueen edustaja luo palveluntuottajan yksikölle kohdekortin pohjan ja lähettää erikseen ilmoitetuille palveluntuottajan yhteyshenkilöille kutsulinkin kohdekorttiin järjestelmän kautta. Yhteyshenkilöt pääsevät täyttämään tarvittavat tiedot tietoturvallisesti tunnistettuina ja ohjeistetusti joko oman Laatuporttinsa tai erillisen rekisteröintilinkin kautta ja myös muokkaamaan tietoja niiden muuttuessa. Samanaikaisesti hyvinvointialueen edustajat näkevät Laatuportin kautta kohdekortit ja niille kirjatut tiedot.

Ensimmäinen versio kohdekorttiratkaisusta on jo valmis ja käytössä. Sitä jatkokehitetään myös eteenpäin.

Mutkatonta ja ratkaisukeskeistä yhteistyötä

Päijät-Hämeen hyvinvointialueen ja Qreformin välistä yhteistyötä kuvataan molemmin puolin välittömäksi ja ratkaisukeskeiseksi, vaikka Laatuportin käyttöönottoa edistettiinkin tiiviillä aikataululla, samalla tuotekehitystäkin tehden.

”Päijät-Hämeen hyvinvointialueen projektiorganisaatio oli erityisen hyvin järjestäytynyt. Uskon myös, että meillä oli molemminpuolinen tunne kuin olisimme töissä samassa organisaatiossa – ei oltu eri leireissä vaan samalla puolella”, sanoo Qreformin asiakkuuspäällikkö Piritta Kärki.

Hyvinvointialueen puolelta Minna Aho komppaa.

”Vaikka asia oli kovaa ja työtä tehtiin paljon tiukalla aikataululla, syntyi välitön ja hauskakin ilmapiiri. Välillä oli toki erilaisiakin käsityksiä asioista, mutta pystyimme puhumaan suoraan ja avoimesti ja ratkomaan eteen tulleet ongelmat”, Minna kertoo.

Erityismaininnan hyvinvointialueelta saa myös Qreformin Tukikeskus, jonka nopea palvelu auttoi asioissa ripeästi eteenpäin.

”Kaikkien taustalla työskentelevien ihmisten työpanos on myös erittäin tärkeää kokonaisuuden onnistumiselle”, Minna toteaa.