Koronavuosi toi riskienhallintaan aivan uutta näkökulmaa

Riskienhallinta, varautuminen ja jatkuvuudenhallinta ovat termejä, jotka ovat varmasti nousseet viimeisen kuluneen poikkeusvuoden aikana käsittelyyn jokaisen organisaation johdossa. Toisinaan nämä välillä vähän kaukaiset ja ehkä teoreettiseltakin tuntuvat arviointi- ja suunnitteluprosessit näyttäytyivät uudessa valossa, kun niitä on tarvittu laajalti käytännössä.

Havainnointi ympäröivästä yhteiskunnasta ja toimintaympäristöstä osoittaa, että suuressa osassa organisaatioista toiminta jatkui yllättävistä muutoksista huolimatta kohtuullisen hyvin ja suuria meihin kaikkiin vaikuttavia ongelmia ei ilmaantunutkaan. Mielenkiintoinen kysymys sitten onkin, miten lähellä todellisia isoja ongelmia oikeasti oltiin vai selvittiinkö monessa kohtaa vain venymällä ja tekemällä viime hetken korjauksia tai toiminnan muutoksia.

Oma arvioni on, että reunalla liikuttiin ja monessa kohtaa on toimittu kestokyvyn rajoilla sekä operatiivisen että taloudellisen suorituskyvyn osalla. Monessa organisaatiossa – erityisesti terveydenhuollossa – jouduttiin venymään ja venytään vieläkin aivan äärirajoille, jotta työtehtävistä suoriudutaan ja toiminnan turvallinen jatkuvuus varmistetaan. Hyvä kysymys sitten onkin, olisiko tätä voitu estää tai helpottaa paremmalla varautumisella? Mielestäni kyllä.

Riskienhallinta ja varautuminen ovat organisaatioille hiukan samaa kuin ihmiselle terveydenhoito. Niin kauan, kun kaikki menee hyvin eikä ole ongelmia, näihin asioihin on helppo olla kiinnittämättä isosti huomiota. Kun asiat toimivat ajan tai resurssien käyttö tuntuu turhalta, koska juuri nyt ei ole mitään painetta tehdä erityisiä kehitys- tai ennalta varautumisen toimenpiteitä. Varautuminen vaatii työtä ja siitä tulee kustannuksia, joten aiheesta on helppo luistaa.

Valitettavasti asiat saavat huomiota vasta siinä vaiheessa, kun on jo sairastuttu tai kun organisaatiossa riskit toteutuvat ja päivittäistä työtä tehdään keskellä kriisiä ja ikäviä asioita, joissa johto ei enää ole kontrollissa. Kun tilanne on jo päällä, on korjaavien toimenpiteiden tekeminen usein käytännössä vaikeaa ja kallista.

”Ennustaminen on vaikeaa, erityisesti tulevaisuuden ennustaminen”, sanoi osuvasti Mark Twain jo aikoinaan, mutta järkevä varautuminen mahdollisiin tapahtumiin onkin paljon helpompaa. Riskien- ja jatkuvuudenhallinnan tulisi olla osa organisaation johdon jatkuvaa toimintaa, jonka tekeminen ei pitäisi olla raskasta tai kaukana päivittäisestä toiminnasta.

Kaikessa toiminnassa kohdataan toistuvasti yllättäviä tilanteita, jotka voivat nopeasti muuttaa toimintaympäristöä, tuoda uusia mahdollisuuksia tai aiheuttaa hankaluuksia. Mitä systemaattisemmin näihin on varauduttu ja tehty suunnitelmia tilanteista selviytymiseksi sitä tehokkaampaa on reagointi, kun jotain tapahtuu – sillä aina varmasti tapahtuu jotain jossain vaiheessa.

COVID-19 pandemia antoi varmasti riskienhallintaan aivan uutta näkökulmaa ja palautti varautumisen suunnittelun arkistokaapeista takaisin työpöydille. Onneksi näyttää siltä, että tästäkin selvitään ja varmasti olemme yhteiskuntana ja organisaatioina paljon paremmin valmiina seuraaviin eteen tuleviin haasteisiin.