Toimiva laadunhallinta on organisaation keskeinen menestystekijä

Laadunhallinnasta ei kannata tehdä rakettitiedettä tai muuten liian monimutkaista. Laatua kannattaa lähestyä käytännönläheisesti oman organisaation lähtökohdista. Hyvä laadunhallintajärjestelmä ei aina vaadi sertifikaatteja ja laatua voivat kehittää muutkin kuin vain ”lean-gurut”.

Laadunhallintajärjestelmä on asiakastyytyväisyyden varmistamiseksi ja organisaation tehokkuuden parantamiseksi kehitetty ja dokumentoitu toimintojen yhdistelmä. Käytännössä se tarkoittaa organisaation, prosessien, menettelyjen ja resurssien muodostamaa kokonaisuutta ja sen tehokasta johtamista.

Laadunhallintajärjestelmän tehokas hyödyntäminen tuo organisaatiolle selkeää kilpailuetua. Järjestelmän käyttöönotto kehittää toimintaa ja prosesseja ja saadun faktatiedon perusteella voidaan konkreettisesti parantaa organisaation toiminnan tehokkuutta eri alueilla.

Menestyvän nykyaikaisen organisaation laatujärjestelmä ei voi enää olla vain sertifiointia varten kirjoitettu pölyttyvä mappi, vaan jatkuvan kehittämisen ja parantamisen tulee olla toiminnan ytimessä. On hyvä muistaa, että laadunhallinnan perusperiaatteet ovat hyvin käytännönläheisiä normaalin liiketoiminnan ja organisaation johtamisen perusasioita – eivät hankalia teoreettisia lisävaatimuksia.

Laatutyön aloittaminen voi lähteä liikkeelle pienin konkreettisin askelin. Tärkeintä on tehdä päätös siitä, että juuri meidän organisaatiomme tuottaa laadukkaita tuotteita ja palveluita sekä toimii vastuullisesti suhteessa kaikkiin sidosryhmiinsä.

Resurssien tehokas käyttö on laatua

Laatujärjestelmän avulla tehostetaan resurssien käyttöä ja vähennetään hukkaa – eli sitä vaihetta prosessista, joka ei tuota lisäarvoa prosessin loppuasiakkaalle. Esimerkiksi palveluprosessit voivat helposti sisältää toimintoja, jotka ovat turhia eivätkä lisää tuotteeseen tai palveluun arvoa asiakkaan näkökulmasta. Hukan minimoimiseksi tulee pyrkiä prosesseihin ja käytäntöihin, jotka minimoivat tämän turhan työn ja siitä aiheutuvat kustannukset.

Riskienhallinta on tärkeä osa laatujärjestelmää

Riskinhallinta osana laatujärjestelmää auttaa johtamaan tiedolla sekä tunnistamaan ja vähentämään liiketoiminnan riskejä eri näkökulmista. Sen avulla tunnistetaan, analysoidaan ja hallitaan riskejä sekä kehittämiskohteita, jotka liittyvät muutosten ennakointiin, toiminnan vaarojen arviointiin tai prosessien riskien tunnistamiseen. Ajan tasalla olevan tiedon avulla pystytään tekemään toimenpiteitä riskien ehkäisemiseksi ja varmistamaan sovittujen toimenpiteiden seuranta. 

Asiakkaiden odotusten ymmärtäminen on laadun kehittämisen ytimessä

Asiakas odottaa aina saavansa organisaatiolta laadukkaita tuotteita ja palveluita kilpailukykyiseen hintaan. Asiakaslähtöisesti rakennettu laadunhallintajärjestelmä luo selkeät prosessit asiakastyytyväisyyden mittaamiseen ja parantamiseen osana organisaation kaikkia toimintoja ja sen tulee rakentua aina organisaation asiakkaan tarpeista ja tavoitteista käsin. Pelkkä teknologialähtöinen laatu on merkityksetön, jos ei tunneta ja tunnisteta asiakkaiden todellisia odotuksia tuotetta tai palvelua kohtaan.

Laadunhallintajärjestelmä tukee myös yrityksen henkilöstön sitoutumista yrityskuvan rakentamiseen. Kun työntekijöiden vastuut ovat selkeitä, pätevyyksien hallintaprosessi toimii ja henkilöstöllä on luottamus yrityksen järjestelmälliseen toimintaan, on helppo aidosti viestiä yrityksen arvoja ja brändiä yrityksen sidosryhmille. Tällöin ei ole kyse päälle liimatusta brändikuvasta, vaan todellisen toiminnan näkyväksi tekemisestä.

Vaikutukset työhyvinvointiin ja henkilöstön vaihtuvuuteen

Kaikilla toimialoilla laatuvaihtelua tulisi pyrkiä hallitsemaan siten, että se ei johda lisäkustannuksiin, laatuvirheisiin ja henkilöstön uupumiseen. Toimivan laatujärjestelmän hyöty näkyy turvallisena, kiireettömänä ja vähästressisenä työympäristönä.

Toiminnan ennakoimattomuus ja laatutason vaihtelu aiheuttaa stressiä ja turhia kustannuksia työpaikoilla. Virheiden ja ”sähläämisen” minimoiminen ei onnistu ilman faktapohjaista systemaattista asioiden tarkastelua. Henkilöstön tyytyväisyys, työhyvinvointi sekä vaihtuvuuden vähentäminen ovat tärkeimpiä tuloksia, joita vaikuttavalla ja toimivalla laadunhallintajärjestelmän avulla voidaan saada aikaan.

Toiminnan systematisointi tukee liiketoiminnan kehittämistä kaikilla liiketoiminta-alueilla, kaiken kokoisissa organisaatioissa toimialasta riippumatta. Se selkeyttää vastuunjakoa ja tuo ennakoitavuutta päätöksentekoon. Prosessien ja toimintojen väliset suhteet ja rajapinnat tulevat läpinäkyviksi ja niiden dokumentointi ja ohjeistaminen lyhentää prosessien läpimenoaikaa ja vaihtelua, oli sitten kyse tuotteiden tai palveluiden toteuttamisesta.

Toimittaja- ja alihankintaprosessien toimivuus ja tehostaminen

Olennaiset sidosryhmät, kuten toimittaja- ja alihankkijat, vaikuttavat organisaation suorituskykyyn. Toimivan laadunhallintajärjestelmän avulla organisaation ja sen sidosryhmien suorituskyky paranee, kun kuhunkin sidosryhmään liittyviin mahdollisuuksiin ja rajoitteisiin voidaan reagoida. Selkeän kommunikoinnin avulla saavutetaan yhteisymmärrys tavoitteista ja arvoista sidosryhmien kesken. Hyvin hallittu toimitusketju tuottaa laadukkaita tuotteita ja palveluita.

Tee päätös ja lähde liikkeelle pienin konkreettisin askelin

Tänä päivänä kaikki organisaatiot toimivat jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Laatujärjestelmän avulla organisaatio voi olla tulevaisuudessa entistäkin kilpailukykyisempi ja vahvempi sekä houkuttelevampi työnantaja. Asiakkaat, yhteistyökumppanit, alihankkijat ja toimittajat asioivat mieluiten sellaisten toimijoiden kanssa, joiden toiminta on selkeää, ennustettavaa ja joiden toiminta vaikuttaa vakaalta ja jatkuvasti kehittyvältä.