Kuka omistaa organisaationne osaamisen?

Tehtaalla alkaa uusi työvuoro. Kokeneimman operaattorin eläkekahvit juotiin pari viikkoa sitten, toinen vaihtoi yllättäen työpaikkaa. Ilmenee tarve kriittiselle mutta harvinaiselle työtehtävälle. Kukaan ei oikein muista, miten se kuuluu tehdä. Muutamilla on huteria mielikuvia vuosientakaisesta perehdytyksestä, jonkun mielestä kovalevyn kulmalta saattaisi löytyä joku ohje-Excel. Vai olivatko ohjeet sittenkin aiemman operaattorin paperimuistiinpanoissa?

Kriittinen osaaminen on monessa organisaatiossa edelleen yksittäisten työntekijöiden hallussa, ei kootusti organisaation yhteisenä omaisuutena. Kun joku lähtee, hän vie osan organisaation toimintakyvystä mukanaan. Tilanne ei ole suoranaisesti kenenkään vika – kyseessä on looginen seuraus siitä, ettei osaamisen omistajuutta ole koskaan määritelty selkeästi.

Onko osaaminen henkilön vai organisaation omaisuutta?

Kun osaaminen asuu yksittäisten työntekijöiden muistissa, käytännön kokemuksissa ja muistiinpanoissa, se on henkilön omaisuutta, ei organisaation. Tällöin osaaminen ei ole myöskään organisaatiolla hallussa – vaan yksittäisten työntekijöiden varassa.

Jos organisaation tilanne on juuri tämä, on syytä palata alkujuurille ja esittää konkreettinen kysymys: mitä koulutamme uusille työntekijöille? Jos perehdytyksen sisältö riippuu työnopastajasta, prosessissa on korjaamisen varaa. Perehdytys määrittää pitkälti sen, millaista osaamista ja työkulttuuria uusille henkilöille siirretään eteenpäin. Jos perehdytys on henkilöriippuvaista ja hiljaisen tiedon varassa, myös sen puutteet ja vääränlaiset olettamukset siirtyvät helposti eteenpäin.

Jos kysymme keneltä tahansa organisaation johtajalta, pitäisikö osaamisen olla organisaation vai yksittäisten työntekijöiden omaisuutta, vastaus lienee selvä. Osaaminen on arvokasta pääomaa jokaiselle organisaatiolle, kaikilla toimialoilla.

Lähde liikkeelle minimikriteereistä

Onneksi koko taloa ei tarvitse rakentaa kerralla. Liikkeelle päästään jo sillä, että jokaiselle kriittiselle tehtävälle määritellään minimikriteerit: mitä jokaisen tehtävää hoitavan pitää vähimmillään osata toimiakseen siinä itsenäisesti? Kun vaatimukset on määritelty ja kirjattu ylös, päästään rakentamaan polkua, jonka päässä jokaiselle tehtävää hoitavalle työntekijälle on varmistettu riittävä osaaminen.

Erityisen tärkeitä johdonmukaisuus ja riittävä tasalaatuisuus ovat työnopastajille, sillä he ovat avainhenkilöitä osaamisen ja organisaatiokulttuurin eteenpäin välittämisessä. Jos työnopastajien oma osaaminen vaihtelee eikä heillä ole käytössään organisaation määrittelemää, yhdenmukaista koulutusmateriaalia, vaikutukset näkyvät heidän kauttaan koko osaamisketjussa.

Rakenteet helpottavat arkea ja auttavat ennakoimaan

Ennakoiva ote osaamisen johtamisessa tarkoittaa sitä, että osaamisvajeet tunnistetaan ennen kuin ne ehtivät muuttua poikkeamiksi tai laatuongelmiksi. Tällöin niihin pystytään myös reagoimaan ajoissa esimerkiksi käynnistämällä koulutuksia, käytännön harjoittelua tai rekrytointeja. Parhaimmillaan osaamisen kokonaistilanne on kaikkina aikoina läpinäkyvästi esihenkilöiden, johdon ja työntekijöiden itsensä nähtävillä.

Lentokapteenit harjoittelevat säännöllisesti hätätilanteissa toimimista, vaikka harva heistä joutuu käyttämään näitä oppeja koskaan tosielämässä. Sama logiikka soveltuu muihinkin toimintaympäristöihin: kriittinen osaaminen vaatii suunnitelmallista ylläpitoa ja toistoa, sillä kaikkia tilanteita ei tule kaikille vastaan käytännön työssä – onneksi näin.

Osaamisen johtamisen toimivat prosessit ja työkalut auttavat pitämään huolta, että organisaatiossa on riittävästi oikeanlaista osaamista kaikkina aikoina, kaikissa työvuoroissa. Kun prosessi on selkeä ja osaamiseen liittyvät tiedot ovat hallitusti yhdessä paikassa, osaaminen lakkaa olemasta yksittäisen ihmisen hiljaista tietoa. Se muuttuu organisaation yhteiseksi pääomaksi.

Kiinnostuitko?

Tutustu myös webinaaritallenteeseemme Kriittisen osaamisen varmistaminen – haasteet ja onnistumisen edellytykset, joka antaa konkreettisia näkökulmia ja käytännön esimerkkejä siitä, miten osaamista voidaan johtaa tavoitteellisesti ja ennakoivasti.

Webinaaritallenteella Nesteen Portfolio Manager Maria Rautaheimo kertoo osaamisen kehittämisestä turvallisuuskriittisessä laitoksessa ja Qreformin johtava konsultti Tommi Leppänen läpinäkyvästä ja standardisoidusta osaamisen varmistamisesta.

Lue lisää

Systemaattinen osaamisen johtaminen varmistaa Nesteen prosessiturvallisuutta

Vinkkejä organisaation osaamisen haltuunottoon: tutustu pikaoppaaseen, blogisarjaan ja asiakastarinoihin