Tiedättekö, mitä ette tiedä? – tilannetietoisuus osaamisen johtamisen ytimessä

Turvallisuuskriittisillä aloilla puhutaan paljon tilannetietoisuudesta – siitä, että henkilöstöllä on realistinen ja ajantasainen käsitys organisaation toiminnan ja ympäristön tilasta juuri nyt. Sama tilannetietoisuuden vaatimus koskee myös organisaation osaamisen tilaa. Usein osaamisen ja pätevyyksien kokonaiskuva on kuitenkin puutteellinen tai pirstaleinen, tai se laahaa ajallisesti jäljessä.

Sekä organisaation johdossa että operatiivisessa toiminnassa tulisi olla käsitys kahdesta asiasta: millaista osaamista henkilöstöllä tulee olla toiminnan turvallisuuden ja tehokkuuden varmistamiseksi, ja toisaalta millaista osaamista sillä todellisuudessa parhaillaan on.

Kukaan ei halua joutua tilanteeseen, jossa kriittiset puutteet osaamisvaatimuksissa tai käytännön osaamisessa paljastuvat vasta sitten, kun jokin menee pieleen.

Kriittisen osaamisen tunnistaminen ei ole itsestäänselvyys

Ennen kuin osaamista voidaan johtaa ja kehittää, se täytyy tunnistaa: Mitkä työtehtävät ovat sellaisia, että niihin liittyvän osaamisen puute aiheuttaa turvallisuus- tai tehokkuusriskin? Missä tehtävissä riittää pohjakoulutuksen ja perehdytyksen tuoma perusosaaminen, ja missä vaaditaan tarkoin varmistettua ja määräajoin todennettavaa pätevyyttä?

Kriittisen osaamisen tunnistaminen on monessa organisaatiossa yllättävän haastava tehtävä. Se kannattaa aloittaa näkyväksi tekemisellä.

Osa kriittisestä osaamisesta on usein hiljaista tietoa: sitä hyödynnetään käytännössä ja sitä jaetaan kokeneilta työntekijöiltä nuoremmille, mutta osaamista ei ole varsinaisesti dokumentoitu mihinkään. Osaamisen kattavan tilannekuvan kannalta on kuitenkin tärkeää selvittää ja dokumentoida, mitkä taidot ja toimintamallit ovat välttämättömiä turvallisen ja tehokkaan toiminnan varmistamiseksi, ja millä tolalla osaaminen niiden osalta kullakin hetkellä on.

Tilannekuva syntyy tietojen ajantasaisesta yhdistelmästä

Tilannekuva ei muodostu yksittäisistä tiedoista vaan nimenomaan niiden ajantasaisesta yhdistelmästä. Osaamisen tavoitteellinen johtaminen ja kehittäminen vaativat siksi eri lähteistä kertyvän tiedon yhdistämistä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi pätevyydet ja niiden voimassaoloajat, poikkeamat, henkilöstömuutokset sekä uudet laitteet tai toimintatavat.

On myös muistettava, ettei kriittinen osaaminen ole pysyvä dokumentti tai listaus. Toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti: tulee uusia laitteita ja ohjelmistoja, säädökset päivittyvät, asiakastarpeet muuttuvat ja ilmaantuu uusia riskejä. Se, mikä oli riittävää viisi vuotta sitten, ei välttämättä ole sitä enää tänään.

Sekä osaamisen tunnistaminen että sen kehittäminen ovat siksi jatkuvia prosesseja. Parhaimmillaan uuden osaamisvaatimuksen arviointi liitetään suoraan toiminnan muutokseen: aina kun otetaan käyttöön uusi toimintatapa, hankitaan uusi laite tai lainsäädäntö päivittyy, käynnistyy automaattinen prosessi ja esitetään kysymys: onko meillä tähän tarvittava osaaminen, ja miten varmistamme sen jatkossa?

Parhaimmillaan esihenkilöllä on esimerkiksi uuden laitteen käyttöönoton yhteydessä välitön näkymä siihen, kuinka monella työntekijällä on pätevyys laitteen käyttöön ja keiden pätevyys on puutteellista tai vanhentunutta. Osaamisen ja työohjeiden päivittäminen koskee myös operatiivisia muutoksia: tieto turvallisuuteen tai tehokkuuteen vaikuttavista prosessimuutoksista on saatettava todennetusti jokaisen työntekijän tietoon.

Henkilöstön on oltava turvallista tunnustaa osaamisen puutteet

Tärkeä näkökulma osaamisen varmistamiseen on myös psykologinen turvallisuus. Jotta osaamisen tilannekuva on realistinen, henkilöstön on tunnettava olonsa turvalliseksi tuoda esiin omia osaamispuutteitaan. Psykologinen turvallisuus ja turvallisuuskulttuuri kulkevat käsi kädessä.

Osaamisen johtamisen rakenteilla ja työkaluilla voidaan tukea avointa turvallisuuskulttuuria, mutta ne eivät itsessään luo sitä. Kyse on siksi johtamiskysymyksestä.  Osaamispuutteiden tunnustaminen vaatii kulttuurin, jossa epävarmuuden ilmaiseminen on hyväksyttävää.

Tiedetäänkö teidän organisaatiossanne, mitä te ette tiedä?

Kiinnostuitko?

Tutustu myös webinaaritallenteeseemme Kriittisen osaamisen tunnistaminen ja tilannetietoisuuden varmistaminen, joka antaa konkreettisia näkökulmia ja käytännön esimerkkejä osaamisen tavoitteellisesta ja ennakoivasta johtamisesta.

Webinaaritallenteella Pohjanmaan hyvinvointialueen laatujohtaja Mari Plukka kertoo osaamisen varmistamisesta sosiaali- ja terveydenhuollossa ja Airpro Oy:n Quality & Safety Manager Timo Venäläinen tilannetietoisuuden varmistamisesta ilmailualalla.

Lue lisää

Airpro: Read & Sign -ratkaisu siirsi paperilta digiaikaan satoja tuhansia kuittauksia per vuosi

Pohjanmaan hyvinvointialue on edelläkävijä monella laatu- ja turvallisuustyön osa-alueella

Myytinmurtajat: ”Osaamisen varmistaminen on HR:n heiniä”

Vinkkejä organisaation osaamisen haltuunottoon: tutustu pikaoppaaseen, blogisarjaan ja asiakastarinoihin